Wyjaśnienia pokontrolne RIO Pyrzyce, dnia 17 stycznia 2007 r

Pan

Józef Chodarcewicz

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Szczecinie

Nasz znak: BiF.3360/1/07 Pyrzyce, dnia 17 stycznia 2007 r.

na podstawie przepisów art. 9 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne zawarte w wystąpieniu pokontrolnym WK-0913-774/46/K/2006 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 19 grudnia 2006 roku informuję, że:

I. W zakresie spraw budżetowych, finansowych i sprawozdawczości:

1. Opracowano projekt uchwały Rady Miejskiej w sprawie zmiany uchwały Nr XXX/340/01 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie zasad udzielania dotacji dla jednostek organizacyjnych Gminy Pyrzyce (stanowiącej złącznik Nr 40 do protokołu kontroli), w której określono stawkę jednostkową dotacji przedmiotowej dla Wydawnictwa „Gazety Ziemi Pyrzyckiej” w wysokości do 1,40 zł do każdego wydanego egzemplarza gazety.

2. Na mocy zarządzenia Nr 37/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 12 stycznia 2007r. określono rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze.

3. W związku z zatrudnieniem inspektora ds. kontroli obecnie systematycznie są przeprowadzane kontrole 5% podległych jednostek, w tym Pyrzyckiego Domu Kultury, gdzie kontrola powyższa za 2006 została przeprowadzona w okresie od 16 października do 16 listopada 2006 roku.

4. W zakresie gospodarki kasowej:

• na mocy zarządzenia Nr 38/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 12 stycznia 2007 roku dokonano zmiany Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w zakresie nieaktualnych i zbędnych zapisów dotyczących zabezpieczenia pomieszczenia kasy Urzędu oraz sposobu przekazywania raportów kasowych do księgowości.

W związku z niewielką skutecznością sposobu zabezpieczenia w postaci „obicia drzwi blachą”, zapis powyższy uznano za bezcelowy. Nadmienia się, że po kontroli przeprowadzonej w 2002 roku przez RIO w Szczecinie zamontowano dodatkowy zamek typu Gerda oraz metalową roletę. Ponadto budynek Urzędu jest na bieżąco monitorowany poprzez wewnętrzny system telewizji przemysłowej.

Raporty kasowe zawierają rubryki, w których podpisuje się pracownik księgowości dokonujący ich sprawdzenia, w związku z czym zrezygnowano z zapisu w sprawie dodatkowego pokwitowania odbioru tego raportu.

• podległych pracowników zobligowano do terminowego rozliczania zaliczek na wydatki do rozliczenia oraz prawidłowego ujmowania i dokumentowania operacji gotówką.

5. Klasyfikowanie wskazanych dochodów i wydatków będzie dokonywane zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi.

6. Dokonano korekty sprawozdań za I półrocze 2005 roku w zakresie skutków udzielonych ulg pozaustawowych.

7. W przypadku błędnego wykazywania danych przez podatników będą podejmowane czynności zmierzające do skorygowania błędów poprzez:

1. skorygowanie deklaracji (do kwoty 1 000 zł) w trybie przepisów art. 274 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa

2. lub wezwanie podatnika w celu złożenia niezbędnych wyjaśnień w trybie przepisów art. 274a powyższej ustawy

8. i 9. Należne opłaty będą pobierane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym (obecnie) opłata skarbowa za wydanie wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, opłata za zajęcie pasa drogowego oraz opłata prolongacyjna, a także opłata targowa.

10. W ewidencji księgowej urządzono: konto 909-Rozliczenia międzyokresowe, konto 991-Planowane dochody budżetu oraz konto 992-Planowane wydatki budżetu, które były ujęte w zakładowym planie kont.

11. Wydatki GFOŚiGW będą dokonywane na cele ujęte w ustawie z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska.

12. Informacje o wyborze ofert na realizację zadania publicznego będą podawane do publicznej wiadomości zgodnie z obowiązującymi w tym względzie uregulowaniami.

13. Celem zabezpieczenia spłat kredytów i pożyczek są stosowane sposoby zabezpieczenia wymagane przez banki i dopuszczalne w obowiązujących przepisach.

II. W zakresie gospodarki rzeczowymi składnikami majątku oraz zamówień publicznych:

1. i 2. Pracownicy Wydziału Rozwoju Gminy zostali zobowiązani do przestrzegania wymogu:

• podawania do publicznej wiadomości wszystkich wykazów nieruchomości przeznaczonych do najmu i dzierżawy,

• ujmowania w SIWZ, ogłoszeniach o przetargach i o wynikach przetargów wszystkich informacji przewidzianych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.

Uchybienia zawarte w protokole kontroli przeprowadzonej w okresie od 5 października do 1 grudnia 2006 roku były na bieżąco omawiane przez inspektorów Wydziału Kontroli RIO w Szczecinie z zainteresowanymi pracownikami naszego Urzędu. W konsekwencji część negatywnych ustaleń wyeliminowano w trakcie trwania kontroli, co potwierdzono w piśmie WK-0913-774/46/K/2006 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 19 grudnia 2006 roku.

W załączeniu:

• Projekt uchwały Rady Miejskiej w sprawie zmiany uchwały Nr XXX/340/01 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie zasad udzielania dotacji dla jednostek organizacyjnych Gminy Pyrzyce

• Zarządzenie Nr 37/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 12 stycznia 2007 roku w sprawie określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych

• Zarządzenie Nr 38/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 12 stycznia 2007 roku w sprawie zmiany przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową

• Pisma skierowane do kierowników wydziałów Urzędu Miejskiego w Pyrzycach

Do wiadomości:

Szanowny Pan

Andrzej Gumowski

Przewodniczący

Rady Miejskiej

w Pyrzycach