P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Pyrzycach

P R O T O K Ó Ł

kontroli problemowej

przeprowadzonej w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Pyrzycach

Kontrolę przeprowadził inspektor ds. kontroli Katarzyna Cysek z Urzędu Miejskiego w Pyrzycach, działająca na podstawie upoważnienia Nr 2/2007 do przeprowadzenia kontroli wydanego przez Burmistrza Pyrzyc w dniu 8 maja 2007 roku.

Kontrolę przeprowadzono w okresie od 11 maja do 29 lipca 2007 roku z przerwą od 4 do 12 czerwca 2007 roku w związku z kontrolą dochodów z najmu lokali mieszkalnych w Szkole Podstawowej w Okunicy.

Przedmiot kontroli: Realizacja dochodów w 2006 roku.

Ustalenia kontroli zostały zawarte w kolejnych rozdziałach:

I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne

II. Pełnomocnictwa

III. Ewidencja księgowa i sprawozdawczość w zakresie realizowanych dochodów

IV. Rodzaje dochodów

V. Inne dochody

I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne

Stanowisko Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach zajmuje Pan Jerzy Marek Olech powołany na stanowisko na podstawie Zarządzenia Nr 245/2004 Burmistrza Pyrzyc z dnia 18 czerwca 2004 roku w sprawie powierzenia funkcji Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji (od dnia 1 lipca 2004 roku).

Obsługę finansowo-księgową Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach prowadzi Urząd Miejski. W szczególności prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej wraz z dekretowaniem dokumentów OSiR - zgodnie z zakresem czynności dnia 10 października 2003 roku - powierzono Pani Katarzynie Marszałek.

Ośrodek Sportu i Rekreacji został powołany z dniem 1 stycznia 1998 roku na mocy uchwały Nr XLVI/323/98 Rady Miejskiej z dnia 20 stycznia 1998 roku w sprawie utworzenia Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach, jako zakład budżetowy.

Na mocy uchwały Nr XIV/171/99 Rady Miejskiej z dnia 18 grudnia 1999 roku Ośrodek Sportu i Rekreacji został przekształcony w jednostkę budżetową.

Statut Ośrodka został ustalony na mocy uchwały Nr XVII/203/2000 Rady Miejskiej z dnia 24 lutego 2000 roku a następnie zmieniony na podstawie uchwał Rady Miejskiej:

• XLVII/511/02 z dnia 26 września 2002 roku

• X/72/03 z dnia 29 maja 2003 roku

• XVIII/123/03 z dnia 30 grudnia 2003 roku

• XIX/136/04 z dnia 29 stycznia 2004 roku

• XXIV/159/04 z dnia 27 maja 2004 roku

• XXV/173/04 z dnia 29 czerwca 2004 roku

II. Pełnomocnictwa

Dyrektor Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach posiadał pełnomocnictwo do jednoosobowego kierowania jednostką w ramach zwykłego zarządu - udzielone w oparciu o przepisy art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

Pełnomocnictwo powyższe nie obejmowało w szczególności:

• decyzji w sprawach związanych z realizacją inwestycji

• zbywania mienia poza jednostki organizacyjne Gminy Pyrzyce

• zaciągania zobowiązań przekraczających plan rzeczowo finansowy kierowanej jednostki na dany rok budżetowy.

III. Ewidencja księgowa i sprawozdawczość w zakresie realizowanych dochodów

Zgodnie z danymi sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za 2006 roku, Ośrodek Sportu i Rekreacji w Pyrzycach osiągnął dochody ogółem w kwocie 63 908,55 zł - Załącznik Nr 1 do protokołu kontroli.

Dane sprawozdania Rb-27S było zgodne z danymi ewidencji księgowej.

Zgodnie z danymi sprawozdania w powiązaniu ewidencją analityczną - dochody wynosiły odpowiednio:

• § 0750 - Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych - 26 230,40 zł tj.:

Dzierżawa, najem - 15 700,40 zł

Dzierżawa, najem (hala) - 10 530,00 zł

• § 0830 - 11 436,00 zł tj.:

Usługa transportowa - 200,00 zł

Korty - 406,00 zł

Toalety - 740,00 zł

Hala - 10 090,00 zł

• § 0960 - Otrzymane spadki, zapisy, darowizny w postaci pieniężnej - 1 100,00 zł

• § 0970 - Wpływy z różnych dochodów - 25 142,15 zł

W oparciu o dane ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego (Załącznik Nr 2 do protokołu kontroli) ustalono, że uzyskane przez Ośrodek Sportu i Rekreacji w 2006 roku dochody były przekazywane na rachunek budżetu Gminy w następujących terminach:

• dochody za I kwartał w kwocie 29 105,15 zł przekazano 14.02.06r. - 14 410,00 zł, 28.02.06r. - 8 315,15 zł, 15.04.06r. - 6 380,00 zł

• dochody za kwiecień w kwocie 3 250,00 zł przekazano 12.05.2006r.

• dochody za maj w kwocie 4 310,00 zł przekazano 13.06.2006r.

• dochody za czerwiec w kwocie 4 258,00 zł przekazano 11.07.2006r.

• dochody za lipiec w kwocie 4 577,00 zł przekazano 29.08.2006r.

• dochody za sierpień w kwocie 572,00 zł przekazano 25.10.2006r.

• dochody za wrzesień w kwocie 3 195,32 zł przekazano 25.10.2006r.

• dochody za październik w kwocie 1 842,54 zł przekazano 13.12.2006r.

• dochody za listopad w kwocie 4 155,54 zł przekazano 13.12.2006r.

• dochody za grudzień w kwocie 8 643,00 zł przekazano 22.12.2006r. - 280,00 zł, 29.12.2006r. - 8 363,00 zł

IV. Rodzaje realizowanych dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S

Zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej XLVIII/395/06 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 23 lutego 2006 roku w sprawie zasad korzystania z gminnych obiektów sportowych administrowanych przez Ośrodek Sportu i Rekreacji w Pyrzycach ustalono m.in., że wysokość odpłatności za korzystanie z obiektów ustala Burmistrz Pyrzyc na wniosek dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji.

Burmistrz Pyrzyc ustalił opłaty za korzystanie z gminnych obiektów sportowych na mocy zarządzenia Nr 26/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku obowiązującego od 1 stycznia 2007 roku.

W okresie kontrolowanym tj. w 2006 roku obowiązywały opłaty ustalone na mocy zarządzenia Nr 2/05 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji z dnia 24 stycznia 2005 roku oraz Nr 15/04 z dnia 15 czerwca 2004 roku - stanowiących Załącznik Nr 3 do protokołu kontroli.

Zgodnie z przepisami art. 4 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 roku o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997r. Nr 9, poz. 43 z późn.zm.) - o wysokości cen i opłat za korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności publicznej albo sposobie ich ustalania postanawia organ stanowiący jednostek samorządu terytorialnego. Uprawnienia w tym zakresie, organy stanowiące mogą przekazać organom wykonawczym.

Wpisowe - 22 618 zł

300 zł - wpisowe na ligę piłkarską - 02.01.06r. (13.01.06r.)

150 zł - jw. I rata - 02.01.06r. (13.01.06r.)

300 zł - wpisowe na ligę piłkarską - 05.01.06r. (13.01.06r.)

300 zł - wpisowe na ligę piłkarską - 05.01.06r. (13.01.06r.)

10 zł - wpisowe na PHTS - 11.01.06r. (13.01.06r.)

30 zł - wpisowe na PHTS - 3 os. - 11.01.06r. (13.01.06r.)

20 zł - wpisowe na PHTS - 2 os. - 11.01.06r. (13.01.06r.)

30 zł - wpisowe na PHTS 3 os. - 11.01.06r. (13.01.06r.)

370 zł - wpisowe na MWZ w piłce nożnej w dniu 15.01.06r. - 19.01.06r.

6 290 zł - jw. (10x370 zł - 14.01.06r. i 7x370 zł - 15.01.06r.) - (30.01.06r.)

2 400 zł - wpisowe na turniej piłkarski seniorów i juniorów - 12x200zł 28-29.01.06r. (30.01.06r.)

150 zł - wpisowe na turniej piłkarski juniorów - 29.01.06r. (30.01.06r.)

200 zł - wpisowe na turniej piłkarski juniorów w dniu 2.01.06r. - 09.02.06r.

400 zł - (2x200 zł - wpisowe na turniej piłkarski juniorów st. w dniu 29.01.06r. (15.02.06r.)

200 zł - 26.04.2006r KS DĄB

3 110 zł - (17x180zł i 1x50zł) - wpłaty na turniej od 6 do 12.02.06r. (15.02.06r.)

50 zł - wpłata niedopłaty z 30.01.06r.

1 080 zł - (180złx6) - wpisowe na turniej piłkarski orlików - 18.02.06r. (28.02.06r.)

400 zł - (100złx4) - wpisowe na turniej piłki siatkowej - 05.03.06r. (16.03.06r.)

360 zł - (180złx2) - wpisowe na turniej orlików - 11.03.06r. (16.03.06r.)

450 zł - jw. 3 drużyny

1 020 zł - 14.04.2006r MKS Lipiany

75 zł - (15 złx5) - wpisowe na turniej tenisa - 29.04.06r. (15.05.06r.)

240 zł - (15 złx16) - II zmagania sport.-rekr. - 03.05.06r. (15.05.06r.)

225 zł - (15 zł x15) - 16.05.06r.

760 zł - (34x20 zł i 2x40 zł) - 11.06.06r. (14.06.06r.)

400 zł - (20x20 zł) - 11.06.06r. (19.06.06r.)

226 zł - wpisowe za PHLP od drużyn - 07.11.06r. (30.11.06r.)

142 zł - wpisowe za PHLP od drużyn - 15.11.06r. (30.11.06r.)

70 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

360 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

90 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

140 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

50 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

620 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

50 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

300 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

550 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

125 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

125 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

500 zł - udział w zawodach - 23.09.06r. (28.12.06r.)

Szczegółowej kontroli poddano wpisowe na Turniej Piłki Nożnej Orlików 95/96.

Halowy Turniej Piłki Nożnej Orlików odbył się w 2006 roku dwukrotnie tzn. 18.02.2006r. i 18.03.2006r. Regulaminy turniejów stanowią Załącznik Nr 4a do niniejszego protokołu. Ponieważ z regulaminów wynika, że obowiązująca wysokość wpisowego stanowi 180 zł od zespołu, kontroli poddano prawidłowość poboru stosownych opłat.

Dokonane wpłaty kształtowały się następująco:

KP Police - 180 zł

UKS „Junior” Energetyk - 180 zł

Pogoń SSA - 3x180 zł

SL SAIOS Szczecin - 180 zł

MKS Stal - 2x180 zł (wpłata 14.04.06r.)

KP Police - 180 zł

Usł. Sport.-Rekreac. - 180 zł

Pogoń Nowa - 450 zł za 3 drużyny

Błękitni - 180 zł przypis (brak wpłaty w 2006 roku)

Na podstawie analizy dowodów wpłaty stwierdzono, że:

• ogółem w turniejach startowało po 8 zespołów,

• z powyższych danych wynika, że w 2 przypadkach wpłaty zostały dokonane po odbyciu turniejów a w 1 przypadku należna wpłata nie wpłynęła do dnia niniejszej kontroli,

• wpisowe na Turniej Orlików 95/96 pobierano w prawidłowej wysokości tj. 180 zł z wyjątkiem przypadku, gdzie opłatę pobrano w wysokości 450 zł za 3 drużyny (Załącznik Nr 4b).

Wyjaśnienie w sprawie stwierdzonej różnicy stanowi Załącznik Nr 5 do niniejszego protokołu.

Według złożonego wyjaśnienia: „Z awizowanych 8 drużyn zgłoszonych do turnieju mającego się odbyć 18.03.2006r. w hali widowiskowo-sportowej, ostatecznie na zawody przybyło 6 ekip (w tym miejscowy UKS Sokół Pyrzyce). Klub POGOŃ Szczecin wyraził zgodę na wystawienie dodatkowej drużyny (POGOŃ II Szczecin) składającej się częściowo z „orlików”, POGONI a częściowo z piłkarzy „POGOŃ-NOWA”. Uwarunkował to jednak zwolnieniem z połowy wpisowego, tj. 90 zł, mającym pokrywać koszty organizacyjne. Regulamin imprezy przewidywał udział 8 drużyn. Z uwagi na to, że brak 2 drużyn wypaczył treść regulaminu, a wystawienie dodatkowego zespołu w sposób jednoznaczny (choć nie całkowity) ratowało powstały niedobór startujących i tym samym ratowało zapisy ujęte w regulaminie, wyrażono zgodę na udział w turnieju zespołu „POGOŃ II” Szczecin za kwotę 90 zł (dziewięćdziesiąt złotych)”.

Hala - 10 090 zł

1. Umowa z dnia 02.01.2006r. oraz z dnia 12.09.2006r. na wynajem hali w każdy czwartek od dnia 15.09.2005r. do 30.04.2007r. (poza dniami świątecznymi i wolnymi od pracy) w godzinach od 18 do 19.30. Czynsz za 1,5 godz. - 85 zł płatny do 10 każdego miesiąca z góry (Załącznik Nr 6):

425 zł - 02.01.2006r. (13.01.06r.)

340 zł za I - 26.01.2006r. (30.01.06r.)

425 zł za III - 03.04.2006r. (14.04.06r.)

380 zł za IV - 04.05.2006r. (15.05.06r.)

85 zł za V - 12.06.2006r. (19.06.06r.)

340 zł - 07.11.2006r. (30.11.06r.)

425 zł - 23.11.2006r. (30.11.06r.)

340 zł - 21.12.2006r. (28.12.06r.)

Z powyższych danych wynika, że wynajmującego obciążano różnymi kwotami, w tym za maj 85 zł tzn. za 1,5 h.

W związku z powyższym pobrano wyjaśnienie - stanowiące Załącznik Nr 19 do niniejszego protokołu - w sprawie sposobu kontroli, ewidencji i dokumentowania korzystania z hali sportowej.

Według złożonego Wyjaśnienia - „Pobieranie opłat za korzystanie z hali sportowej odbywało się za faktycznie wykorzystane godziny. Różnice w wysokości opłat za poszczególne miesiące wyniknęły więc z ilości odbytych zajęć”.

Ponadto wyjaśniono, że: „Bieżącą kontrolę korzystania z obiektów sprawuje pracownik odpowiedzialny za pobieranie opłat. W przypadku konieczności założenia stosownej ewidencji będzie ona prowadzona. Niemniej jednak na podstawie przeprowadzonej przeze mnie wyrywkowej kontroli, nie stwierdziłem uchybień”.

2. Umowa Nr 1/2006 z dnia 04.01.2006r. (od 4.01. do 30.04.06r.) i Nr 2/2006 z dnia 22.09.2006r. (od 04.10. do 27.12.06r.) na wynajem „sali sportowej - w tym maty” w każdą środę (poza dniami świątecznymi wolnymi od pracy) w godz. 19-20.30. Czynsz za 1,5 godz. - 70 zł płatny 14 dni od otrzymania faktury (Załącznik Nr 7):

280 zł - 24.01.2006r.

280 zł - 10.03.2006r.,

280 zł - 29.03.2006r.,

350 zł - 04.05.2006r.,

280 zł - 15.05.2006r.

280 zł - 22.11.2006r.,

280 zł - 14.12.2006r.,

3. Umowa z dnia 28.04.2006r. na wynajem hali w miesiącu V, X i XI/2006 (Załącznik Nr 22):

300 zł za V - 31.05.06r. (14.06.06r.)

300 zł - 07.11.06r. (30.11.06r.)

300 zł - 20.11.06r. (30.11.06r.)

4. Inne:

• 990 zł - UM 19.10.06r. rachunek 78/H/06 z dnia 12.10.06r. (22 godz. po 45 zł) za wynajem hali za okres IV-IX/06

• 1 170 zł - UM 29.12.06r. rachunek 86/H/06 z dnia 29.12.06r. (26 godz. po 45 zł) za wynajem hali za okres X-XII/06

• 60 zł - 04.12.06r. (28.12.06r.) 3hx20 zł

• 60 zł - 14.12.06r. (28.12.06r.) 3hx20 zł

• 65 zł - 18.12.06r. (28.12.06r.)

• 400 zł - 02.10.06r. (28.12..06r.) - umowa z dnia 01.10.06r. na organizację koncertu muzycznego (Załącznik Nr 21)

• 50 zł - 04.04.06r. (14.04.06r.)

• 50 zł - 10.04.06r. (14.04.06r.)

• 65 zł - 17.01.06r. (30.01.06r.)

• 65 zł - 14.02.06r. (15.02.06r.)

• 65 zł - 17.02.06r. (28.02.06r.)

• 50 zł - 21.02.06r. (28.02.06r.)

• 120 zł - (24,27.10 i 7,10.11) - 13.11.06r. (30.11.06r.)

• 30 zł - 2?.11.06r. (30.11.06r.)

• 60 zł - 11.12.06r. (28.12.06r.)

• 120 zł - (8 i 22.12) - 27.12.06r. (28.12.06r.)

• 100 zł - 19.01.06r. (30.01.06r.)

• 65 zł - 03.01.06r. (13.01.06r.)

• 65 zł - 11.01.06r. (13.01.06r.)

• 45 zł - (1 godz.) - 13.01.06r. (30.01.06r.)

• 65 zł - 26.01.2006r. (30.01.06r.)

• 45 zł - 24.02.06r. (28.02.06r.)

• 45 zł - (1 godz.) - 28.02.06r. (16.03.06r.)

• 45 zł - (1 godz.) - 10.03.06r. (16.03.06r.)

• 90 zł - 45 złx2 - 16,2?.03.06r. (30.03.06r.)

• 260 zł - 65 złx4 - 16,17,21,28.03.2006r. (30.03.06r.)

• 45 zł - 31.03.06r. (14.04.06r.)

• 45 zł - 04.04.06r. (14.04.06r.)

• 65 zł - 04.04.06r. (14.04.06r.)

Obowiązujące w 2006 roku opłaty z tytułu korzystania z hali widowiskowo-sportowej zostały określone w Zarządzeniu Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach z dnia 24.01.2005r. (Załącznik Nr 3 do protokołu kontroli).

Ponadto w Gminie Pyrzyce obowiązywał Regulamin hali widowiskowo-sportowej stanowiący Załącznik Nr 3 do uchwały Nr XXXVII/288/05 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 31 maja 2005 roku w sprawie korzystania z gminnych obiektów sportowych.

Na podstawie przeprowadzonej analizy ustalono, że wysokości części ww. wpłat nie można powiązać ze stawkami wynikającymi z zarządzenia Dyrektora Ośrodka np. wpłaty w kwocie 65 zł, 20 zł.

Wyjaśnienie w sprawie podstawy stosowania wymienionych powyżej opłat stanowi Załącznik Nr 20 do protokołu kontroli.

Według złożonego Wyjaśnienia:

„Opłatę za korzystanie z hali w wysokości 65 zł pobrano w związku z tym, iż grupa która korzystała z niej przekroczyła czas korzystania stanowiący podstawę naliczania w wysokości 60 zł za 1 godz. - co zgodne jest z zarządzeniem dyrektora OSiR Nr 2/05 z dnia 24.01.2005r.

W dniu 02.01.2006r. zawarto umowę z klubem Karate Kamikaze. Umowa ta miała obowiązywać do 31.12.2006r. Kontrahent pismem z dnia 28.02.2006r. zwrócił się do dyrektora OSiR o rozwiązanie umowy. Zgodnie z § 9 niniejszej umowy dyrektor OSiR wyraził zgodę na jej rozwiązanie z zachowaniem 2 miesięcznego okresu wypowiedzenia. W okresie trwania umowy nie było więc możliwości korzystania z małej sali - lustrzanej i nie zachodziła potrzeba ustalania odrębnej stawki za korzystanie z niej przez inne podmioty. W związku z zaistniałą sytuacją , tj. rozwiązaniem umowy i możliwością korzystania przez chętnych z powyższej hali dyrektor OSiR-u wydał zarządzenie Nr 3/06 z dnia 28.04.2006r. w sprawie wysokości opłat za korzystanie z niej - zarządzenie w załączeniu.”

Również w powyższych przypadkach nie można ustalić, jaki był faktyczny czas korzystania z hali sportowej. W związku z powyższym pobrano wyjaśnienie - stanowiące Załącznik Nr 19 do niniejszego protokołu - w sprawie sposobu kontroli, ewidencji i dokumentowania korzystania z hali sportowej.

Z Wyjaśnień Dyrektora OSiR wynika m.in., że: „Bieżącą kontrolę korzystania z obiektów sprawuje pracownik odpowiedzialny za pobieranie opłat. W przypadku konieczności założenia stosownej ewidencji będzie ona prowadzona. Niemniej jednak na podstawie przeprowadzonej przeze mnie wyrywkowej kontroli, nie stwierdziłem uchybień”.

Wpływy z najmu - 10 530 zł

1. Umowa z dnia 01.12.2004r. na wynajem pomieszczenia w hali widowiskowo-sportowej. Czynsz 150 zł miesięcznie płatny do 10 każdego miesiąca z góry. Umowę rozwiązano z dniem 31.12.2005r. Wpłaty:

450 zł - 09.01.2006r. (13.01.06r.)

2. Umowa Nr 2/04 z dnia 1.03.2004r. na okres od 1.03.2004r. do 28.02.2006r. Czynsz - 300 zł płatny z góry do 10 każdego miesiąca (Załącznik Nr 8). Umowę rozwiązano z dniem 31.12.2005r. Wpłaty:

705 zł (za 2005r.) - 25.01.2006r. (25.01.2006r.)

525 zł (za 2005r.) - 31.01.2006r. (31.01.2006r.)

70 zł (za 2005r.) - 10.02.2006r. (10.02.2006r.)

Z danych ewidencji księgowej wynika, że z tytułu realizacji powyższej umowy kontrahent zalega z płatnością w wysokości 1 191,50 zł wg stanu na 31.12.2006r.

Analizując tryb postępowania w przypadku powstania zaległości ustalono, że w czasie trwania umowy - najemca został wezwany do uregulowania zobowiązań w kwocie 1 200 zł - zgodnie z pismem z dnia 19.10.2004r. i 12.10.2005r.

Innych czynności windykacyjnych w tej sprawie nie podejmowano.

3. Umowa z dnia 02.01.2006r. na okres od 1.01 do 1.12.2006r. Czynsz - 300 zł płatny z góry do 10 każdego miesiąca (Załącznik Nr 9). Umowę rozwiązano z dniem 30.04 2006r.

Wpłaty:

300 zł za I - 19.01.06r. (30.01.06r.)

300 zł za II - 14.02.06r. (15.02.06r.)

300 zł za III - 07.03.06r. (16.03.06r.)

300 zł za IV - 27.04.06r. (28.04.06r.)

4. Umowa nr 1/06 z dnia 1.02.2006r. na okres do 31.01.2009r. (Załącznik Nr 10). Czynsz - 900 zł płatny z góry do 10 każdego miesiąca (z wyjątkiem lipca i sierpnia):

1 200 zł - za I - 10.02.06r. (10.02.06r.)

900 zł - za II - 28.02.06r. (28.02.06r.)

900 zł - za III - 11.04.06r. (14.04.06r.)

900 zł - za IV - 12.06.06r. (19.06.06r.)

900 zł - za VI - 20.11.06r. (30.11.06r.)

900 zł - za V - 23.09.06r. (28.12.06r.)

900 zł - za IX - 12.12.06r. (28.12.06r.)

900 zł - za X - 18.12.06r. (28.12.06r.)

80 zł - za XI - 18.12.06r. (28.12.06r.)

Powyższą umowę podpisano po przeprowadzeniu konkursu ofert. Z protokołu z posiedzenia komisji konkursowej wynika, że obecny najemca był jedynym zainteresowanym w tej sprawie.

Poprzednia umowa tzn. na okres od 01.02.2004r. do 31.01.2006r. została podpisana w dniu 23.01.2004r. Należny czynsz - 1 200 zł.

Z danych ewidencji księgowej wynika, że z tytułu realizacji powyższych umów kontrahent zalega z płatnością w wysokości 5 320,00 zł wg stanu na 31.12.2006r.

Analizując tryb postępowania w przypadku powstania zaległości ustalono, że w czasie trwania umów - najemca był wzywany do uregulowania zobowiązań - zgodnie z pismami z dnia 19.10.2004r.i 14.10.2005r.

Innych czynności windykacyjnych w tej sprawie nie podejmowano.

Wyjaśnienie w sprawie sposobu postępowania w związku z zaległościami wynikającymi z realizacji umowy wymienionej w pkt 2 i 4 stanowi Załącznik Nr 24 do niniejszego protokołu.

Według złożonego Wyjaśnienia: „Powstałe zaległości wynikające z umowy Nr 2/04 z dnia 01.03.2004r. wynikają z niezapłacenia należnej OSiR-owi kwoty. Wielokrotnie przeprowadzałem rozmowy ustne i telefoniczne z najemcą. Dwukrotnie wystosowałem również pismo wzywające do natychmiastowego uregulowania zobowiązań. Nie przyniosło to jednak oczekiwanych rezultatów. W związku z powyższym wystąpię raz jeszcze z ponagleniem zapłaty. Podobne działania były i będą podejmowane w przypadku zaległości wynikających z umowy z dnia 23.01.2004r.”

Wynajem terenu rekreacyjne i inne (stoiska handlowe) - 6 100 zł

30 zł - 21.04.06r. (28.04.2006r.)

1 500 zł - 29.04.06r. (15.05.2006r.)

50 zł - jw.

20 zł - 02.05.06r. (15.05.2006r.)

30 zł - 2 x 15zł 02.05.06r. (15.05.2006r.)

70 zł - 02.05.06r. (15.05.2006r.)

70 zł - 03.05.06r. (15.05.2006r.)

20 zł - 03.05.06r. (15.05.2006r.)

15 zł - (15.05.2006r.)

30 zł - 05.05.06r. (15.05.2006r.)

50 zł - 12.05.06r. (15.05.2006r.)

50 zł - 19.05.06r. (14.06.06r.)

20 zł - 20.05.06r. (14.06.06r.)

50 zł - 23.05.06r. (14.06.06r.)

50 zł - 26.05.06r. (14.06.06r.)

50 zł - 03.06.06r. (14.06.06r.)

20 zł - stoisko handlowe 11.06.06r. (19.06.06r.)

25 zł - stoisko handlowe 11.06.06r. (19.06.06r.)

200 zł - gastronomia 11.06.06r. (19.06.06r.)

30 zł - grill 12.06.06r. (19.06.06r.)

50 zł - grill 12.06.06r. (19.06.06r.)

50 zł - 23.06.06r. (14.07.06r.)

50 zł - 25.06.06r. (14.07.06r.)

50 zł - 30.06.06r. (14.07.06r.)

50 zł - 11.07.06r. (14.07.06r.)

3 000 zł - umowa wynajmu stadionu z dnia 28 czerwca 2006 roku (Załącznik Nr 13) - w dniu 01.07.06r. od 10.00 do 22.00

50 zł - ?.07.2006r. (28.07.06r.)

50 zł - 28.07.06r. (29.08.06r.)

50 zł - 07.08.06r. (29.08.06r.)

20 zł - 14.08.06r. (29.08.06r.)

50 zł - 18.08.06r. (29.08.06r.)

50 zł - 19.08.06r. (29.08.06r.)

50 zł - (28.12.06r.)

150 zł - (28.12.06r.)

Wyżej wymienione wpływy wynikały głównie z Zarządzenia Nr 15/04 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji z dnia 15 czerwca 2004 roku w sprawie opłat za korzystanie z pola biwakowego oraz Zarządzenia Nr 2/06 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji z dnia 4 stycznia 2006 roku w sprawie opłaty za korzystanie z grilla.

Zarządzenia stanowią Załącznik Nr 3 niniejszego protokołu.

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że:

• nazwa należności wpisywana na dowodach wpłaty nie pozwalała na jednoznaczne powiązanie opłaty z należną stawką. Np. stosując nazwę „dzierżawa terenu rekreacyjnego” pobierano opłatę 30 zł i 50 zł (Załącznik Nr 23 do protokołu kontroli).

W związku z powyższym pobrano wyjaśnienie - stanowiące Załącznik Nr 19 do niniejszego protokołu - w sprawie sposobu kontroli, ewidencji i dokumentowania zakresu korzystania z placu biwakowego tj. z podłączeniami, bez podłączeń czy z możliwością korzystania z grilla.

Z Wyjaśnień Dyrektora OSiR wynika m.in., że:

„Początkowo, kiedy zaczęto tworzyć pole biwakowe na obiekcie przy ulicy Sportowej w zarządzeniu określającym wysokość opłat określono tylko dwa warianty: za korzystanie z placu rekreacyjnego z możliwością korzystania z prądu i wc oraz bez prądu. W momencie kiedy wybudowano na placu rekreacyjnym okazały grill dyrektor OSiR w zarządzeniu Nr 2/06 z dnia 04.01.2006r. wprowadził dodatkową opłatę w wysokości 10 zł za korzystanie z tego grilla. Tak więc zakres korzystania z pola biwakowego może być obecnie trojaki. W związku z powyższym zobowiążę pracowników pobierających opłaty do szczegółowych zapisów stanowiących podstawę naliczeń”.

Ponadto wyjaśniono, że: „Bieżącą kontrolę korzystania z obiektów sprawuje pracownik odpowiedzialny za pobieranie opłat. W przypadku konieczności założenia stosownej ewidencji będzie ona prowadzona. Niemniej jednak na podstawie przeprowadzonej przeze mnie wyrywkowej kontroli, nie stwierdziłem uchybień”.

• Przy okazji organizacji imprez rozrywkowych np. „Pyrzycka Majówka”, OSiR w Pyrzycach pobierał opłaty za wynajem placu na działalność handlową.

Opłaty pobierano w zróżnicowanej wysokości tj. 20 zł, 15 zł, 70 zł.

Wyjaśnienie w sprawie sposobu ustalania powyższych opłat stanowi Załącznik Nr 20 do protokołu kontroli.

Według złożonego Wyjaśnienia - „Przytoczone w protokole kwoty za wynajem placu w czasie Pyrzyckiej Majówki mają swoje odzwierciedlenie w treści zarządzenia dyrektora OSiR-u Nr 4/06 z dnia 28.04.2006r., w której określone są stawki za wynajem terenu będącego w administrowaniu OSiR pod prowadzenie działalności handlowo-gastronomicznej”.

Okazane kontrolującemu w dniu składania wyjaśnień zarządzenie zostało załączone do wyjaśnień.

Wpływy z najmu lokalu w budynku na ul. Sportowej - 9 360,40 zł

Umowa z dnia 20.09.2004r. na okres 3 lat (Załącznik Nr 11). Czynsz w wysokości 835 zł płatny do 10 każdego miesiąca:

1 670 zł - za XII/2005 i I/2006 - 08.02.2006r.

835 zł - za II/2006 - 02.03.2006r.

835 zł - za III/2006 - 22.03.2006r.

835 zł - za IV/2006 - 12.05.2006r.

835 zł - 12.05.2006r.

852,54 zł + 87,70 zł (5x17,54) - 12.09.2006r.

852,54 zł - 12.09.06r.

852,54 zł - 19.09.06r.

852,54 zł - 31.10.06r.

852,54 zł - 17.11.06r.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego - 240 zł

Umowa z dnia 02.01.2001r. (Załącznik Nr 12). Czynsz w wysokości 20 zł miesięcznie:

20 zł za I - 31.01.2006r. (15.02.06r.)

20 zł za II - 24.02.2006r. (28.02.06r.)

20 zł za III - 28.03.2006r. (30.03.06r.)

20 zł za IV - 28.04.2006r. (28.04.06r.)

20 zł za V - 29.05.2006r. (14.06.06r.)

20 zł za VI - 26.06.2006r. (14.07.06r.)

20 zł za VII - 28.07.2006r. (28.07.06r.)

20 zł za VIII - 29.08.2006r. (28.12.06r.)

40 zł za IX i X - 04.10.2006r. (28.12.06r.)

40 zł za XI i XII - 01.12.2006r. (28.12.06r.)

Darowizny - 1 100 zł

600 zł - 05.01.2006r.

100 zł - 06.06.2006r.

100 zł - 07.06.2006r. (14.06.06r.)

100 zł - 14.06.06r.

150 zł - 11-12-.06r. (19.06.06r.)

50 zł - 21.09.06r.

Najem toalet - 740 zł

Opłatę za wynajem kabiny WC ustalono w wysokości 60 zł za dobę a w przypadku dłuższego wynajmu w wysokości negocjowanej - na podstawie zarządzenia Nr 2/05 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach z dnia 24 stycznia 2005 roku stanowiącego Załącznik Nr 3 do niniejszego protokołu.

Nadmienia się, że w powyższym zarządzeniu nie określono sposobu ustalania doby.

Dochody z tytułu wynajmu kabin w 2006 roku kształtowały się następująco:

1. Umowa Nr 1/06 z dnia 25.05.2006r. w sprawie wynajmu 4 przenośnych kabin WC w okresie od 25 do 28 maja 2006 roku (Załącznik Nr 17). Opłatę ustalono w wysokości 480 zł brutto płatne w ciągu 7 dni od daty wystawienia rachunku.

Rachunek Nr 17/S/06 z dnia 29.05.2006r. na kwotę 400 zł (wpłata-13.06.2006r.) wynajem 3 toalet w dniach 25-28.05.2006r.

2. Umowa Nr 4/06 z dnia 27.10.2006r. w sprawie wynajmu 2 przenośnych kabin WC w okresie od 27 do 30 października 2006 roku (Załącznik Nr 18). Opłatę ustalono w wysokości 240 zł brutto płatne w ciągu 7 dni od daty wystawienia rachunku.

Rachunek 37/S/06, wpłata-09.11.2006r.

3. Rachunek 28/S/06 z dnia 28.08.2006r. na kwotę 100 zł za wynajem toalety w dniu 26.08.2006r.

Na podstawie analizy ww. wpłat ustalono, że wysokość dwóch pierwszych wpłat mogła być negocjowana natomiast wpłata trzeci powinna wynosić 60 zł.

Wyjaśnienie w powyższej sprawie stanowi Załącznik Nr 16.

Według złożonego Wyjaśnienia: „Opłatę w wysokości 100 zł z wynajem kabin wc w dniu 26.08.2006r. pobrano jako składaną za: wynajem kabiny i opróżnienie jaj zawartości po imprezie. Po okresie używalności - 1 dzień prezes Spółdzielni Mieszkaniowej z wrócił się z prośbą o opróżnienie kabiny z zawartości proponując dodatkową opłatę w wysokości 40 zł. Propozycję tę zaakceptowałem”.

Wynajem barierek ochronnych - 1 274 zł

Opłata za wynajem barierek ochronnych (płotków) została ustalona w wysokości 4 zł za 1 sztukę/dobę - na podstawie zarządzenia Nr 2/05 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach z dnia 24 stycznia 2005 roku stanowiącego Załącznik Nr 3 do niniejszego protokołu.

Nadmienia się, że w powyższym zarządzeniu nie określono sposobu ustalania doby.

1. Umowa Nr 2/06 z dnia 16.06.2006r. w sprawie wynajmu 49 sztuk barierek ochronnych w okresie od 16 do 19 czerwca 2006r. (Załącznik Nr 14). Opłatę ustalono w wysokości 400 zł brutto płatne w ciągu 7 dni od daty wystawienia rachunku.

Rachunek Nr 21/S/06 z dnia 19.06.2006r. na kwotę 400 zł (wpłata-06.09.2006r.)

Powinno być - (3 doby x 49 sztuk x 4 zł) - 588 zł

2. Umowa Nr 3/06 z dnia 22.06.2006r. w sprawie wynajmu 20 sztuk barierek ochronnych w okresie od 22 do 27 czerwca 2006r. (Załącznik Nr 15). Opłatę ustalono w wysokości 400 zł brutto płatne w ciągu 7 dni od daty wystawienia rachunku.

Wpłata 320 zł - 06.07.06r. - Rachunek 22/S/06 za wynajem 20 barierek w okresie od 22 do 26 czerwca 2006r.

Opłatę pobrano w prawidłowej wysokości.

3. Wpłata - 240 zł - Rachunek 26/S/06 z dnia 04.08.2006r. na kwotę 240 zł za wynajem 30 barierek w okresie od 3 do 6 sierpnia 2006r.

Powinno być - (3 doby x 30 sztuk x 4 zł) - 360 zł

4. Wpłata 13.06.06r. - 314 zł - Rachunek 20/S/06 z dnia 06.06.2006r. na kwotę 314 zł za wynajem 30 barierek

Brak danych potwierdzających okres, na jaki wynajęto barierki.

5. Rachunek 27/S/06 z dnia 28.08.2006r. za wynajem 42 barierek w dniach 21-28.08.2006r. na kwotę 1008 zł. (wpłata w 2007 roku).

Powinno być - (7 dób x 42 sztuki x 4 zł) - 1 176 zł

Wyjaśnienie w powyższych sprawach stanowi Załącznik Nr 16 do protokołu kontroli.

Według złożonego Wyjaśnienia: „Barierki ochronne są nieodzownym elementem do zabezpieczenia szczególnie imprez masowych. Firmy organizujące takie imprezy planują ich budżet. Zwykle bywa tak, iż na te wymagane przepisami barierki nie wystarcza już pieniędzy. Takie przypadki miały miejsce w momencie ich wypożyczania przez firmy z Lipian, Gorzowa i Myśliborza. Mając Możliwość pozyskania mniejszych środków niż stanowi moje zarządzenie za wynajem barierek lub ich nie uzyskania uznałem, iż proponowane przez te firmy kwoty zasilą budżet gminy. Barierki są przedmiotami metalowymi, które praktycznie nie ulegają zniszczeniu i nie ponosi się żadnych nakładów na ich utrzymanie. W związku z powyższym zdecydowałem wypożyczyć barierki za kwoty mniejsze niż stanowi moje zarządzenie”.

Usługa transportowa - 200 zł

Opłata za wynajem ciągnika została ustalona w wysokości 20 zł za godzinę - na podstawie zarządzenia Nr 2/05 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach z dnia 24 stycznia 2005 roku stanowiącego Załącznik Nr 3 do niniejszego protokołu.

40 zł - 03.03.06r.

40 zł - 30.03.06r.

100 zł - 14.04.06r.

20 zł - 26.06.06r. (14.07.06r.)

Refundacja z WUP - 1 250,15 zł

1 250,15 zł - 01.02.2006r. (za 2005 rok)

Opłata za korty - 406 zł

Opłata za korty została ustalona w wysokości 7 zł za godzinę - na podstawie zarządzenia Nr 2/05 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach z dnia 24 stycznia 2005 roku stanowiącego Załącznik Nr 3 do niniejszego protokołu.

Jednocześnie z zarządzenia nie wynika, czy opłata 7 zł za godzinę jest należna od osoby czy niezależnie od liczby osób.

Wpłaty dokonane w 2006 roku kształtowały się następująco:

70 zł - 10 wpłat po 7 zł w okresie 3-12.05.2006r. (15.05.06r.)

70 zł - 10 wpłat po 7 zł w okresie 15.05-11.06.2006r. (14.06.06r.)

14 zł - 2 wpłaty po 7 zł w okresie 12-14.06.2006r. (19.06.06r.)

84 zł - 12 wpłat po 7 zł w okresie 28.06.-13.07.2006r. (14.07.06r.)

28 zł - 4 wpłaty po 7 zł w okresie 17-19.07.2006r. (28.07.06r.)

112 zł - 16 godz.x7 zł w okresie 04-19.08.2006r. (29.08.06r.)

28 zł - 4 wpłaty po 7 zł w okresie 12-14.09.2006r. (28.12.06r.)

Z dokonanych wpłat wynika, że w całym 2006 roku z kortów korzystano łącznie 58 godzin. W związku z tym, Załącznik Nr 19 do niniejszego protokołu - stanowi wyjaśnienie w sprawie sposobu kontroli, ewidencji i dokumentowania zakresu korzystania z kortów.

Z Wyjaśnień Dyrektora OSiR wynika m.in., że opłatę pobiera się od wynajmu kortu niezależnie od tego ile osób gra na jednym korcie a ponadto wyjaśniono, że: „Bieżącą kontrolę korzystania z obiektów sprawuje pracownik odpowiedzialny za pobieranie opłat. W przypadku konieczności założenia stosownej ewidencji będzie ona prowadzona. Niemniej jednak na podstawie przeprowadzonej przeze mnie wyrywkowej kontroli, nie stwierdziłem uchybień”.

Opłaty stanowiące dochody Ośrodka Sportu i Rekreacji były pobierane przez pracownika Ośrodka na podstawie kwitariuszy przychodowych stanowiących druki ścisłego zarachowania ewidencjonowane w Urzędzie Miejskim. Następnie opłaty były okresowo wpłacane do kasy Urzędu i przekazywane na rachunek bankowy OSiR. Dla OSiR prowadzono odrębne raporty kasowe.

Nie stwierdzono, aby w poddanych analizie dokumentach ustalono terminy dokonywania wpłat pobranych dochodów do kasy Urzędu Miejskiego.

W toku kontroli stwierdzono, że pobrana gotówka była wpłacana do kasy Urzędu do czterech miesięcy od jej zainkasowania, co stanowiło pewną formę kredytowania zewnętrznego podmiotu np.: wpłata z dnia 28.12.2006 roku na kwotę 7 269,40 zł dotyczyła opłat pobranych:

w VIII na kwotę 20 zł

w IX na kwotę 4 108 zł

w X na kwotę 474,40 zł

w XII na kwotę 2 667 zł

Ponieważ osoba dokonująca wpłat do kasy przebywa obecnie na urlopie i wypowiedziała umowę o pracę z dniem 7 lipca 2007 roku, odstąpiono od pobrania wyjaśnień.

W toku kontroli nie stwierdzono również, aby naliczano odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Integralną część protokołu kontroli stanowią następujące załączniki:

Załącznik Nr 1 - Sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów Ośrodka Sportu i Rekreacji oraz dane ewidencji księgowej dochodów

Załącznik Nr 2 - Dane ewidencji księgowej konta 222 Urzędu Miejskiego

Załącznik Nr 3 - Zarządzenia Burmistrza w sprawie wysokości opłat

Załącznik Nr 4 - Regulamin Halowego Turnieju Piłki Nożnej „Orlików” oraz dowód wpłaty 16016

Załącznik Nr 5 - Wyjaśnienie w sprawie poboru wpisowego na Turniej Orlików w wysokości 450 zł zamiast 540 zł

Załącznik Nr 6 - Umowa z dnia 02.01.2006r. oraz z dnia 12.09.2006r.

Załącznik Nr 7 - Umowa Nr 1/2006 z dnia 04.01.2006r. oraz Nr 2/2006 z dnia 22.09.2006r.

Załącznik Nr 8 - Umowa Nr 2/04 z dnia 1.03.2004r.

Załącznik Nr 9 - Umowa z dnia 02.01.2006r.

Załącznik Nr 10 - Umowa nr 1/06 z dnia 01.02.2006r.

Załącznik Nr 11 - Umowa najmu z dnia 20.09.2004r.

Załącznik Nr 12 - Umowa o najem lokalu mieszkalnego z dnia 02.01.2001r.

Załącznik Nr 13 - Umowa wynajmu stadionu z dnia 28.06.2006r.

Załącznik Nr 14 - Umowa wynajmu Nr 2/06 z dnia 16.06.2006r.

Załącznik Nr 15 - Umowa wynajmu Nr 3/06 z dnia 22.06.2006r.

Załącznik Nr 16 - Wyjaśnienie w sprawie nieprawidłowości związanych z poborem opłat

Załącznik Nr 17 - Umowa wynajmu Nr 1/06 z dnia 25.05.2006r.

Załącznik Nr 18 - Umowa wynajmu Nr 4/06 z dnia 27.10.2006r.

Załącznik Nr 19 - Wyjaśnienie w sprawie sposobu kontroli, ewidencji i dokumentowania

Załącznik Nr 20 - Wyjaśnienie w sprawie podstawy stosowania wysokości opłat

Załącznik Nr 21 - Umowa wynajmu hali z dnia 01.10.2006r.

Załącznik Nr 22 - Umowa wynajmu z dnia 28.04.2006r.

Załącznik Nr 23 - Przykładowe dowody wpłaty za dzierżawę terenu rekreacyjnego

Załącznik Nr 24 - Wyjaśnienie w sprawie sposobu postępowania w związku z zaległymi należnościami Ośrodka Sportu i Rekreacji.

Kierownik jednostki kontrolowanej Pan Jerzy Marek Olech został poinformowany o przysługującym mu z mocy przepisów § 49 Regulaminu kontroli wewnętrznej stanowiącego Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 812/06 Burmistrza Pyrzyc z dnia 16 października 2006 roku - prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz o prawie złożenia dodatkowych pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli a także o prawie odmowy podpisania protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i po uprzednim odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach.

Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Ośrodka Sportu i Rekreacji w Pyrzycach pod poz. 1/2007.

Pyrzyce, dnia 04.07.2007r.

Za jednostkę kontrolowaną: Kontrolujący:

20