P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Pyrzycach

P R O T O K Ó Ł

kontroli problemowej

przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Pyrzycach

Kontrolę przeprowadziła Katarzyna Cysek inspektor ds. kontroli Urzędu Miejskiego w Pyrzycach, działająca na podstawie upoważnienia Nr 7/2007 do przeprowadzenia kontroli wydanego przez Burmistrza Pyrzyc w dniu 24 września 2007 roku.

Kontrolę przeprowadzono w okresie od 25 września do 1 października 2007 roku.

Przedmiot kontroli: 5% wydatków 2007 roku z uwzględnieniem stosowania przepisów o zamówieniach publicznych.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:

I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne

II. Uregulowania wewnętrzne

III. Przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków

IV. Zamówienia publiczne

I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne

Ośrodek Pomocy Społecznej został utworzony na podstawie uchwały Nr XI/73/90 Rady Narodowej Miasta i Gminy w Pyrzycach z 27 kwietnia 1990r. w sprawie powołania Ośrodka Pomocy Społecznej w Pyrzycach.

Aktualny Statut Ośrodka Pomocy Społecznej został ustalony na podstawie uchwały Nr XXIV/106/04 Rady Miejskiej z dnia 27 maja 2004 roku.

Regulamin organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Pyrzycach określający zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę organizacyjną i zakres działania komórek organizacyjnych wchodzących w jego skład stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 1/2004 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Pyrzycach z dnia 21 maja 2004 r.

Stanowisko Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej zajmuje od dnia 1 października 1999 roku Pani Irena Nawrocka - powołana na stanowisko na podstawie uchwały Nr 75/99 Zarządu Miejskiego z dnia 15 września 1999 roku oraz uchwały Nr 182/2000 Zarządu Miejskiego z dnia 28 września 2000 roku.

Stanowisko Głównej księgowej zajmuje od dnia 1 lipca 2004 roku Pani Anna Machałek.

Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Pyrzycach posiadała pełnomocnictwo z dnia 22 listopada 2002 roku do jednoosobowego kierowania jednostką w ramach zwykłego zarządu - udzielone w oparciu o przepisy art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

Pełnomocnictwo powyższe nie obejmowało w szczególności:

• decyzji w sprawach związanych z realizacją inwestycji

• zbywania mienia poza jednostki organizacyjne Gminy Pyrzyce

• zaciągania zobowiązań przekraczających plan rzeczowo finansowy kierowanej jednostki na dany rok budżetowy.

II. Uregulowania wewnętrzne

W Ośrodku Pomocy Społecznej w Pyrzycach obowiązywały uregulowania wewnętrzne wprowadzone w życie na podstawie:

• Zarządzenia Nr 3/2004 z dnia 1 września 2004 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę majątkiem trwałym i ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Pyrzycach

• Zarządzenia Nr 7/2004 z dnia 30 grudnia 2004 roku w sprawie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów

Kwartalne i miesięczne sprawozdania, według § 7 instrukcji są składane w terminie 10 dni po okresie sprawozdawczym. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781) powinno być:

- kwartalne sprawozdanie Rb-27ZZ - 8 dni,

- miesięczne sprawozdania za styczeń i grudzień - 8 dni później.

• Zarządzenia Nr 2/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku w sprawie zasad (polityki) rachunkowości.

Polityka rachunkowości zawierała w szczególności:

• zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych - Załącznik Nr 1 do zarządzenia

W pkt 9 ww. załącznika ustalono, że zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego kwartału zamiast na koniec miesiąca, co było niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.)

• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego - Załącznik Nr 2 do zarządzenia

• wykaz kont syntetycznych i zasady ich funkcjonowania - Załącznik Nr 3 i Nr 4 do zarządzenia

W wykazie kont syntetycznych nie wykazano konta pozabilansowego 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, co było niezgodne z przepisami § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020 z późn.zm.).

• zasady tworzenia kont analitycznych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej - Załącznik Nr 5 do zarządzenia

Zapisy Załącznika Nr 5 były niezgodne z wykazem kont księgi głównej tj.:

- konta syntetyczne wg Załącznika Nr 3:

750 - Przychody i koszty finansowe

751 - brak

760 - Pozostałe przychody i koszty

761 - Pokrycie amortyzacji

- konta syntetyczne wg Załącznika Nr 5:

750 - Przychody finansowe

751 - Koszty finansowe

760 - Pozostałe przychody

761 - Pozostałe koszty

• opis Systemu Finansowo-Księgowego - Załącznik Nr 6 do zarządzenia,

• instrukcję w sprawie ochrony danych rachunkowych i ich zbiorów przetwarzanych elektronicznie oraz archiwizowania danych wraz z procedurą awaryjną w razie nieprawidłowej pracy Systemu Finansowo-Księgowego - Załącznik Nr 7 do zarządzenia,

• wykaz zbiorów komputerowych stanowiących księgi rachunkowe - Załącznik Nr 8 do zarządzenia

III. Przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków

Procedury związane z przeprowadzeniem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków wynikają częściowo z „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”.

W instrukcji określono, że dowód stanowiący podstawę dokonania wydatku powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kontrola merytoryczna polega m.in. na sprawdzeniu czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy, ochrony mienia itp.

Zgodnie z Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zadania związane z kontrolą finansową w Ośrodku Pomocy Społeczne dotyczyły bieżącej działalności jednostki, tj. stanowiły część codziennych zadań wykonywanych przez pracowników na różnych szczeblach organizacyjnych.

Zgodność postępowania z uregulowaniami wewnętrznymi sprawdzono w oparciu o 5% planowanych na 2007 rok wydatków Ośrodka Pomocy Społecznej.

Pierwotny plan wydatków wynosił 9 041 809 zł. Zmiany planu zostały wprowadzone na podstawie:

• zwiększenie o kwotę 16 284 zł na podstawie Zarządzenia Nr 92/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 30 marca 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 84 006 zł na podstawie Zarządzenia Nr 187/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 31 maja 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 3 346 zł na podstawie Uchwały Nr X/75/07 Rady Miejskiej z dnia 31 maja 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 8 278 zł na podstawie Zarządzenia Nr 200/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 28 czerwca 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 4 982 zł na podstawie Zarządzenia Nr 226/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 19 lipca 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 6 287 zł i zmniejszenie o kwotę 5 895 na podstawie Zarządzenia Nr 230/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 3 sierpnia 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 10 150 zł na podstawie Uchwały Nr XIII/87/07 Rady Miejskiej z dnia 6 sierpnia 2007 roku,

• zmniejszenie o kwotę 4 322 zł na podstawie Uchwały Nr XIII/89/07 Rady Miejskiej z dnia 6 sierpnia 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 97 272 zł i zmniejszenie o kwotę 50 500 zł na podstawie Zarządzenia Nr 248/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 31 sierpnia 2007 roku,

• zwiększenie o kwotę 9 000 zł na podstawie Zarządzenia Nr 252/07 Burmistrza Pyrzyc z dnia 11 września 2007 roku.

Plan wydatków na dzień kontroli wynosi 9 220 697 zł, z czego 5% stanowi 461 034,85 zł.

Kontrolę przeprowadzono na podstawie losowo wybranych dowodów księgowych będących podstawą dokonania wydatków (powstania kosztów) z sierpnia 2007 roku. Opis poddanych kontroli dokumentów zawiera Tabela Nr 1.

Na podstawie danych zawartych w ww. Tabeli stwierdzono, że:

• w 3 przypadkach dowody księgowe nie zawierały adnotacji o dokonanej kontroli merytorycznej, co było niezgodne z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.) oraz ustaleniami zawartymi w § 4 ust. 3 pkt 1 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów,

• w 5 przypadkach dokumenty nie zawierały dekretacji według symboliki kont a w 2 przypadkach dekretacji według podziałek klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z przepisami ww. ustawy oraz ustaleniami § 6 ust. 4 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów,

• w 21 przypadkach po dokonaniu wydatku na dokumencie nie umieszczono odpowiedniej klauzuli, o której mowa w § ust. 3 pkt 3 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów,

• w 2 przypadkach stwierdzono niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 z późn.zm.) wskazanie podziałek klasyfikacji budżetowej, tj.:

Tabela Nr 1

Wykaz losowo wybranych skontrolowanych dokumentów stanowiących podstawę dokonania wydatków

Lp.	Poz. księg.	Dowód księg.	Kontrola form-rach.	Kontrola meryt.	Zatwierdzenie przez Kierownika jednostki i Głównego księgowego	Dekretacja wg symboliki kont	Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej	Klauzula dokonania zapłaty
1	W070164	2 dowody księgowe na łączną kwotę 7 407,48 zł	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	1xtak 1xnie dotyczy
2	W070163	5 dowodów księgowych na łączną kwotę 4 497,09 zł	Tak	Tak	Tak	Tak	W 1 przypadku § 4280 zamiast § 3020 - refundacja kosztów okularów	3xtak 2xnie dotyczy
3	W070162	11 dowodów księgowych na łączną kwotę 4 988,95 zł	Tak	Tak	Tak	W 1 przypadku brak-lista 441	Tak	Tak
4	W070161	5 dowodów księgowych na łączną kwotę 1 509,38 zł	Tak	Tak	Tak		W 1 przypadku - § 4210 zamiast § 4300 - czynsz za barek	4xtak 1xnie dotyczy
5	W07060	29 dowodów księgowych na łączną kwotę 47 854,77 zł	Tak	W 3 przypadkach brak- rachunek 32/2007,nota 84/07,85/07	Tak	W 1 przypadku brak-nota 177/07	Tak	w 10 przypadkach brak-nota, 177/07,Faktura1351/07,38/2007/38,509790620807,32/2007,nota84/07,85/07,faktura447/008/07,rachunek 14/2007, 15/2007 11x nie dotyczy
6	W070158	27 dowodów księgowych na łączną kwotę 215 501,12 zł	Tak	Tak	Tak	W 1 przypadku brak-PK z dnia 23.08.07r. Przelew wynagrodzeń ujęto 231/240 i 240/130 zamiast 231/130	w 1 przypadku brak-PK z dnia 23.08.07r	w 2 przypadkach brak-PK z dnia 23.08.07r. oraz lista wypłat zaliczki alimentacyjnej
7	W070157	4 dowody księgowe na łączną kwotę 266 651,33 zł	Tak	Tak	Tak	W 1 przypadku brak - PK z 22.08.07r.	w 1 przypadku brak - PK z 22.08.07r.	w 4 przypadkach brak-lista 201,202,204,PK z 22.08.07r.
8	W070156	15 dowodów księgowych na łączną kwotę 38 198,68 zł	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	w 3 przypadkach brak - lista 409,410,422
9	W 70155	3 dowody księgowe na łączną kwotę 1 411,94 zł	Tak	Tak	Tak	W 2 przypadkach brak - lista wczasy pod gruszą,umowa zlecenie 2x obciążono fundusz ZFŚS z tytułu podatku doch.od os fiz. Wypłaty wczasy pod gruszą z konta 130 zamiast 135 Przelew wynagrodzenia ujęto 231/240 i 240/130 zamiast 231/130	Tak	w 2 przypadkach brak - lista - wczasy pod gruszą, umowa zlecenie
Wartość skontrolowanych dokumentów - 588 020,74 zł

Źródło: Dokumenty księgowe Ośrodka Pomocy Społecznej w Pyrzycach.

• refundację kosztów okularów ujęto w § 4280 „Zakup usług zdrowotnych” zamiast w § 3020 „Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń”,

• czynsz za barek ujęto w § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” zamiast w § 4300 „Zakup usług pozostałych”,

• przelew wynagrodzeń na konta pracowników księgowano na kontach 231/240 i 240/130 zamiast na kontach 231/130. Zgodnie z opisem zasad funkcjonowania konta 231 w ustalonej w Ośrodku Pomocy Społecznej polityce rachunkowości - przelewy wynagrodzeń ujmuje się na stronie Wn konta 231 (a nie konta 240),

• wypłaty „wczasów pod gruszą” dokonano z rachunku bieżącego (konto 130) zamiast z rachunku ZFŚS (konto 135). Dnia 12 września 2007 roku dokonano refundacji środków z rachunku ZFŚS,

• w związku z wypłatą ww. „wczasów pod grusza” dwukrotnie pomniejszono Fundusz ZFŚS (konto 851) z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

IV. Zamówienia publiczne

Na podstawie dowodów księgowych wymienionych w powyższej Tabeli stwierdzono, że sprawdzone wydatki nie przekraczały 14 000 euro lub dotyczyły wypłat wynagrodzeń oraz świadczeń z pomocy społecznej.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.

Protokół nie zawiera załączników.

Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Pyrzycach Pani Irena Nawrocka została poinformowana o przysługującym - z mocy przepisów § 49 Regulaminu kontroli wewnętrznej stanowiącego Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 812/06 Burmistrza Pyrzyc z dnia 16 października 2006 roku - prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole a także o prawie odmowy podpisania protokołu.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które po uprzednim odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej.

Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej w Pyrzycach pod poz. 7.

Pyrzyce, dnia 2 października 2007r.

Za jednostkę kontrolowaną: Kontrolujący:

2