P R O T O K Ó Ł kontroli doraźnej przeprowadzonej w Wydawnictwie „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”

P R O T O K Ó Ł

kontroli doraźnej

przeprowadzonej w Wydawnictwie „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”

Kontrolę przeprowadził inspektor ds. kontroli Katarzyna Cysek z Urzędu Miejskiego w Pyrzycach, działająca na podstawie upoważnienia Nr 4/2007 do przeprowadzenia kontroli wydanego przez Burmistrza Pyrzyc w dniu 26 czerwca 2007 roku.

Kontrolę przeprowadzono w okresie od 2 lipca do 3 sierpnia 2007 roku z przerwą od 9 do 31 lipca 2007 roku.

Przedmiot kontroli: Rozliczenie dotacji otrzymanej z budżetu gminy w 2006 roku oraz dochodzenie należności Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”.

Ustalenia kontroli zostały zawarte w kolejnych rozdziałach:

I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne

II. Pełnomocnictwa

III. Dotacja przedmiotowa

IV. Należności Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”

I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne

Stanowisko Dyrektora Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” w Pyrzycach zajmuje Pani Genowefa Karaźniewicz.

Obsługę finansowo-księgową Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” w Pyrzycach prowadzi Wydział Finansowy Urzędu Miejskiego - zgodnie z § 5 ust. 2 Statutu Wydawnictwa stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego protokołu. W szczególności prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej wraz z dekretowaniem dokumentów WGZP - zgodnie z zakresem czynności z dnia 19 maja 2006 roku - powierzono Pani Katarzynie Muszyńskiej-Kozdroń.

Wydawnictwo „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” zostało utworzone na mocy uchwały Nr XLIII/303/93 Rady Miejskiej z dnia 8 czerwca 1993 roku w sprawie utworzenia zakładu budżetowego Wydawnictwo „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”, zmienionej uchwałą Nr XV/106/95 Rady Miejskiej z dnia 27 czerwca 1995 roku.

Aktualny Statut Wydawnictwa został nadany na mocy uchwały Nr V/28/03 Rady Miejskiej z dnia 29 stycznia 2003 roku i stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego protokołu.

II. Pełnomocnictwa

Dyrektor Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” posiadała pełnomocnictwo z dnia 9 stycznia 2002 roku do jednoosobowego kierowania jednostką w ramach zwykłego zarządu - udzielone w oparciu o przepisy art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

Pełnomocnictwo powyższe nie obejmowało w szczególności:

• decyzji w sprawach związanych z realizacją inwestycji

• zbywania mienia poza jednostki organizacyjne Gminy Pyrzyce

• zaciągania zobowiązań przekraczających plan rzeczowo finansowy kierowanej jednostki na dany rok budżetowy.

III. Dotacja przedmiotowa

Zgodnie z uchwałą Nr XXX/340/01 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 29 marca 2001 roku (Załącznik Nr 2 do niniejszego protokołu) w sprawie zasad udzielania dotacji dla jednostek organizacyjnych Gminy Pyrzyce ustalono m.in., że:

• dotacje przedmiotowe mogą być udzielane zakładom budżetowym, dla których organem założycielskim jest Rada Miejska w Pyrzycach,

• Wydawnictwu „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” do wysokości 30 % kosztów wydawnictwa w kwocie ustalonej corocznie w uchwale budżetowej,

• wnioski o udzielenie dotacji zakłady budżetowe składają w trybie i terminach wynikających z procedury uchwalania budżetu gminy Pyrzyce

Nadmienia się, że w uchwale Nr X/117/99 Rady Miejskiej z dnia 30 czerwca 1999 roku w sprawie procedury uchwalania budżetu oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych ustalono, że opracowanie materiałów do projektu budżetu przez jednostki organizacyjne gminy następuje do 30 września.

• zakłady budżetowe składają sprawozdanie z wykorzystania dotacji w układzie rzeczowym i zadaniowym na koniec I półrocza do informacji z przebiegu realizacji budżetu oraz sprawozdania z wykonania budżetu gminy za dany rok budżetowy,

• dotację przedmiotową dla Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” przekazuje się w 12 ratach.

Wyżej wymienione zasady obowiązywały w okresie objętym niniejszą kontrolą.

W wyniku kontroli przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Szczecinie w okresie od 5 października 2006 roku do 1 grudnia 2007 roku stwierdzono nieprawidłowość polegającą na udzielaniu dotacji przedmiotowych pomimo nie ustalenia przez Radę Miejską wysokości dopłat do określonych rodzajów wyrobów lub usług kalkulowanych wg stawek jednostkowych, co było niezgodne z przepisami art. 69 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn.zm.) - obecnie art. 174 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn.zm.).

W celu wykonania zaleceń pokontrolnych podjęto uchwałę Nr VI/31/07 Rady Miejskiej z dnia 22 lutego 2007 roku (Załącznik Nr 3 do niniejszego protokołu), w której określono m.in. dotację przedmiotową dla Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” w wysokości dopłaty do 2,80 zł do każdego wydanego egzemplarza gazety w kwocie ustalonej corocznie w uchwale budżetowej.

Zmienione zasady udzielania dotacji weszły w życie z dniem podjęcia ww. uchwały i tym samym nie dotyczą roku 2006.

Analizując realizację planu finansowego Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” za 2006 rok ustalono, że:

• koszty roku 2006 wyniosły 95 216,63 zł - zgodnie z danymi ewidencji księgowej oraz sprawozdania Rb-30 z wykonania planu finansowego zakładu budżetowego za 2006 rok (Załącznik Nr 4 do niniejszego protokołu),

• 30% kosztów stanowi 27 664,98 zł,

• wysokość otrzymanej dotacji przedmiotowej - 18 502,00 zł - zgodnie z danymi sprawozdania Rb-30 oraz danymi ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego (Załącznik Nr 5 do niniejszego protokołu).

Z analizy powyższych danych wynika, że dotacja została przyznana w granicach kwoty określonej w uchwale Rady Miejskiej i wykorzystana w całości.

Na podstawie okazanych dokumentów ustalono, że Wydawnictwo „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”:

• nie przedkładało odrębnych wniosków o udzielenie dotacji. Wnioskowana dotacja została zawarta w projekcie planu finansowego,

• nie składało odrębnych sprawozdań z wykorzystania dotacji w układzie rzeczowym i zadaniowym na koniec I półrocza i za dany rok.

Dotację przedmiotową rozliczano poprzez wykazanie poniesienia kosztów w sprawozdaniu Rb-30, co w związku z uzależnieniem wysokości dotacji w 2006 roku od kosztów poniesionych przez wydawnictwo może stanowić uzasadnioną formą rozliczenia.

Obowiązujące przepisy oraz uchwała Rady Miejskiej nie uściślają zasad rozliczania dotacji przedmiotowych.

Termin i sposób rozliczenia dotacji może ustalić Burmistrz w informacji dla zakładu budżetowego.

Wówczas zgodnie z § 52 ust 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 z późn.zm.) - kierownik samorządowego zakładu budżetowego przekazuje zarządowi jednostki samorządu terytorialnego, w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku, rozliczenie wykorzystania dotacji w szczegółowości określonej przez ten zarząd.

Nie stwierdzono, aby Dyrektor Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” przedłożył do dnia 31 stycznia inne sprawozdanie z rozliczenia dotacji niż sprawozdanie Rb-30. Jednocześnie nie stwierdzono, aby Burmistrz Pyrzyc określił szczegółowość rozliczenia z wykorzystania przyznanej dotacji.

W świetle ustaleń zawartych w punkcie III niniejszego protokołu należy stwierdzić, że dotacja przedmiotowa przekazana Wydawnictwu „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” na 2006 rok została wykorzystana prawidłowo na działalność bieżącą w wysokości wynikającej z uchwały Rady Miejskiej.

W związku z obecnym uzależnieniem wysokości dotacji od ilości wydanych egzemplarzy należy wskazać z jaką szczegółowością kierownik zakładu powinien przedkładać rozliczenie udzielonej i wykorzystanej dotacji.

IV. Należności Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”

Z danych sprawozdania Rb-30 z wykonania planu finansowego od początku roku do dnia 31 grudnia 2006 roku (Załącznik Nr 4) oraz bilansu Wydawnictwa „Gazety Ziemi Pyrzyckiej” (Załącznik Nr 6) wynika, że stan należności z tytułu dostaw towarów i usług - 35 434,17 zł.

W Załączniku Nr 8 do niniejszego protokołu wykazano nazwy wierzycieli, kwoty oraz daty powstania należności.

Ponadto na podstawie danych uzyskanych od Dyrektora Wydawnictwa „Gazety Ziemi Pyrzyckiej” (wezwań, potwierdzeń sald, dokumentów sądowych i układowych) oraz danych ewidencji księgowej konta 201 w zakresie stanu należności jednostki na dzień 31.12.2006 roku (Załącznik Nr 7), przeanalizowano sposób postępowania z dłużnikami zakładu z wyodrębnieniem należności powstałych w grudniu 2006 roku.

Lp.	Kontrahent	Kwota należności 31.12.2006 rok	W tym za XII/2006	Inwentaryzacja	Sposób dochodzenia należności oraz dane o likwidacji działalności
1	201-GP-92195-00-2	85,40 zł	-	Brak	Brak
2	201-GP-92195-005	34,27 zł	-	Brak	Brak
3	201-GP-92195-006	427,62 zł	380,50 zł	Brak	Brak
4	201-GP-92195-007	4 300,00 zł	-	Sporządzono potwierdzenie salda na dzień 31.12.2004r. Potwierdzenia brak.	Brak w dniu 23.07.2007r. sporządzono notę obciążającą
5	201-GP-92195-013	351,86 zł	-	Otrzymano potwierdzenie wg stanu na dzień 31.12.2005r.	Brak
6	201-GP-92195-014	869,40 zł	-	Brak	Brak
7	201-GP-92195-016	383,40 zł	-	Brak	Brak
8	201-GP-92195-017	175,19 zł	-	Brak	Postanowieniem Sądu Rejonowego z dnia 12 lipca 2005 roku został zatwierdzony układ pomiędzy dłużnikiem a wierzycielami. Zgodnie z zawartym układem - Załącznik Nr 11 do niniejszego protokołu - Wydawnictwo miało otrzymać 80% należności głównej a także 80% należności ubocznych, w tym odsetek.
9	201-GP-92195-0172	31,46 zł	-	Brak	Brak
10	201-GP-92195-019	274,50 zł	-	Brak	Brak
11	201-GP-92195-020	300,05 zł	-	Sporządzono potwierdzenie na dzień 31.12.2004r. Nie wysłano.	Brak
12	201-GP-92195-021	100,00 zł	-	Sporządzono potwierdzenie na dzień 31.12.2004r. Potwierdzenia brak.	Brak
13	201-GP-92195-030	3 756,04 zł	-	Otrzymano potwierdzenie wg stanu na dzień 31.12.2004r. Potwierdzenie niezgodne ze stanem księgowym Wydawnictwa tj. wg Potwierdzenia - 2 002,18 zł, wg danych ewidencji księgowej - 3 142,95 zł.	Brak
14	201-GP-92195-037	59,92 zł	-	Brak	Brak
15	201-GP-92195-038	26,91 zł	26,91 zł	Brak	Brak
16	201-GP-92195-045	53,93 zł	-	Brak	Brak
17	201-GP-92195-051	150,99 zł	-	Brak	Brak
18	201-GP-92195-061	195,20 zł	195,20 zł	Brak	Brak
19	201-GP-92195-062	48,80 zł	-	Brak	Brak
20	201-GP-92195-065	26,96 zł	13,48 zł	Brak	Brak
21	201-GP-92195-069	18,06 zł	-	Brak	Brak
22	201-GP-92195-083	183,00 zł	-	Brak	Brak
23	201-GP-92195-092	2 147,20 zł	-	Otrzymano potwierdzenie wg stanu na dzień 31.12.2002r.	Wezwania do zapłaty z dnia: 10.07.2002r., 25.09.2002r., 20.01.2003r., 27.03.2003r. Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym z dnia 18.07.2005r. - Załącznik Nr 12 do protokołu kontroli.
24	201-GP-92195-098	328,56 zł	16,18 zł	Sporządzono potwierdzenie na dzień 31.12.2002r. Na odcinku A potwierdzenia - adnotacja (bez podpisu), że saldo niezgodne.	Brak
25	201-GP-92195-104	2 440,00 zł	-	Brak	Brak
26	201-GP-92195-105	305,00 zł	305,00 zł	Brak	Brak
27	201-GP-92195-107	915,00 zł	-	Brak	Wezwanie do zapłaty z dnia 22.03.2005r. Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym z dnia 23.12.2005r. W dniu 18.10.2006r. zaakceptowano wstępne propozycje układowe - Załącznik Nr 13 do niniejszego protokołu.
28	201-GP-92195-108	305,00 zł	305,00 zł	Brak	Brak
29	201-GP-92195-110	610,00 zł	610,00 zł	Brak	Brak
30	201-GP-92195-131	579,10 zł	-	Brak	Brak
31	201-GP-92195-166	62,21 zł	21,57 zł	Brak	Brak
32	201-GP-92195-169	36,60 zł	-	Brak	Brak
33	201-GP-92195-171	97,60 zł	-	Brak	Brak
34	201-GP-92195-186	1 361,40 zł	-	Brak	Brak
35	201-GP-92195-212	244,00 zł	244,00 zł	Brak	Brak
36	201-GP-92195-224	366,00 zł	-	Brak	Brak
37	201-GP-92195-226	36,60 zł	-	Brak	Brak
38	201-GP-92195-228	150,00 zł	-	Brak	Brak
39	201-GP-92195-232	122,00 zł	-	Brak	Brak
40	201-GP-92195-234	159,09 zł	-	Brak	Brak
41	201-GP-92195-247	488,00 zł	488,00 zł	Brak	Brak
42	201-GP-92195-249	200,01 zł	-	Brak	Brak
43	201-GP-92195-255	268,40 zł	-	Brak	Brak
44	201-GP-92195-259	6 380,60 zł	-	Brak	Brak
45	201-GP-92195-266	183,00 zł	-	Brak	Brak
46	201-GP-92195-267	61,00 zł	-	Brak	Brak
47	201-GP-92195-269	250,00 zł	-	Brak	Brak
48	201-GP-92195-270	61,00 zł	-	Brak	Brak
49	201-GP-92195-271	48,80 zł	-	Brak	Brak
50	201-GP-92195-272	244,00 zł	-	Brak	Brak
51	201-GP-92195-273	122,00 zł	-	Brak	Brak
52	201-GP-92195-280	244,00 zł	244,00 zł	Brak	Brak
53	201-GP-92195-282	45,84 zł	-	Brak	Brak
54	201-GP-92195-284	30,50 zł	-	Brak	Brak
55	201-GP-92195-285	700,00 zł	-	Brak	Brak
56	201-GP-92195-286	244,00 zł	244,00 zł	Brak	Brak
57	201-GP-92195-294	30,50 zł	-	Brak	Brak
58	201-GP-92195-295	183,00 zł	-	Brak	Brak
59	201-GP-92195-296	445,30 zł	244,00 zł	Brak	Brak
60	201-GP-92195-302	299,60 zł	-	Brak	Brak
61	201-GP-92195-303	536,80 zł	-	Brak	Brak
62	201-GP-92195-306	1 769,00 zł	-	Brak	Brak
63	201-GP-92195-307	50,00 zł	50,00 zł	Brak	Brak
64	201-GP-92195-311	50,00 zł	-	Brak	Brak
65	201-GP-92195-3143	50,00 zł	50,00 zł	Brak	Brak
66	201-GP-92195-315	50,00 zł	50,00 zł	Brak	Brak
67	201-GP-92195-316	50,00 zł	50,00 zł	Brak	Brak
68	201-GP-92195-317	50,00 zł	50,00 zł	Brak	Brak
69	201-GP-92195-325	30,50 zł	30,50 zł	Brak	Brak
70	201-GP-92195-326	150,00 zł	150,00 zł	Brak	Brak
Ogółem		35 434,17 zł	3 768,34 zł

W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, że:

• wymieniona w poz. 8 należności w kwocie 175,19 zł nie powinna stanowić zaległości, w części stanowiącej 20 % kwoty głównej, z której - zgodnie z zawartym układem „zrezygnowano”.

Kwoty powyższej nie wyksięgowano z konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w korespondencji z kontem 760 „Pozostałe przychody i koszty”, czym naruszono przepisy § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.)

Z okazanych dokumentów nie wynika, czy Wydział Budżetu i Finansów otrzymał informacje w sprawie zawartego układu.

• zgodnie z informacjami otrzymanymi od Dyrektora Wydawnictwa - Wydawnictwo zalega ze składkami wobec kontrahenta wymienionego w poz. 30, co stwarza możliwość wzajemnej kompensaty należności.

Nadmienia się, że z danych ewidencji księgowej konta 201 nie wynika, aby istniały zobowiązania z tytułu składek wobec ww. kontrahenta.

Jednym ze sposobów potwierdzenia danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem faktycznym, a tym samym zapewnienia realności informacji wynikających z ksiąg rachunkowych jest przeprowadzenie corocznej inwentaryzacji należności.

Z powyższej Tabeli wynika, że na koniec 2006 roku inwentaryzacji nie przeprowadzono w ogóle a w latach poprzednich inwentaryzacja (w tym w drodze potwierdzenia sald) była przeprowadzana sporadycznie, co stanowi naruszenie przepisów art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005, 14, poz. 114 z późn. zm.).

Jednocześnie stwierdzono niezgodności danych ewidencji księgowej ujętych w potwierdzeniu salda z danymi kontrahenta - poz. 13 i 24 Tabeli oraz Załącznik Nr 9 do niniejszego protokołu. Różnic inwentaryzacyjnych nie zaksięgowano oraz nie wyjaśniono, co stanowi naruszenie przepisów art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zgodnie z ustaleniami wykazanymi na poprzednich stronach protokołu - obsługę finansowo-księgową Wydawnictwa prowadzi Wydział Budżetu i Finansów Urzędu Miejskiego. Zgodnie z zakresem czynności - pracownikowi merytorycznemu Wydziału Finansowego powierzono m.in. potwierdzenia sald.

Ponadto dane powyższej Tabeli oraz Załącznika Nr 8 do niniejszego protokołu wskazują, że:

w stosunku do dłużników zaległości z lat 2001-2006 nie podejmowano udokumentowanych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności (z wyjątkiem 3 przypadków). W związku z powyższym, mając na uwadze terminy przedawnienia roszczeń określone w przepisach art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - część należności uległa przedawnieniu.

Zgodnie z przepisami art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005, Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) - niedochodzenie należności jednostki sektora finansów publicznych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Wyjaśnienie Dyrektora Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”, stanowiące Załącznik Nr 15 do niniejszego protokołu brzmi:

„ …zgodnie ze Statutem Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”, uchwalonym przez Radę Miejską w Pyrzycach obsługę finansowo-księgową Wydawnictwa prowadzić powinien Wydział Finansowy Urzędu Miejskiego w Pyrzycach (§ 5, pkt 2).

W związku z powyższym dochodzeniem zaległych należności również powinien zajmować się Wydział Finansowy. Procedury te były prowadzone przez Wydział najczęściej przy sporządzaniu sprawozdań okresowych, ale być może w niewystarczającym stopniu.

Ponadto informuję, że dodatkowo Wydawnictwo „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” w miarę możliwości kadrowych (choć nie zatrudnia powołanych do tego pracowników) prowadzi wtórną księgowość i również dochodzi należności finansowych, choć może mniej formalną drogą - telefonicznie, ustnie, osobiście i pisemnie. Nie były to jednak formalne wezwania do zapłaty, lecz grzecznościowa korespondencja, by nie zrażać reklamodawców i sponsorów i nie tracić możliwości dalszego korzystania z pozabudżetowych źródeł finansowania Wydawnictwa GZP, a stanowią one około 80% naszych dochodów. Rynek potencjalnych „dobroczyńców” jest na Ziemi Pyrzyckiej bardzo skromny, a reklama i promocja nie jest firmom zbytnio potrzebna w tym małym środowisku”.

Dodatkowe Wyjaśnienie w sprawie nie wzywania dłużników do zapłaty zaległych należności oraz w sprawie nie przeprowadzenia inwentaryzacji należności skierowano do pracownika merytorycznego Wydziału Budżetu i Finansów - Załącznik Nr 14 do protokołu kontroli.

Złożone Wyjaśnienie brzmi:

„Odnośnie zapytań skierowanych do mnie podczas przeprowadzania kontroli finansowo-księgowej Wydawnictwa "Gazeta Ziemi Pyrzyckiej", dotyczących nie przeprowadzania inwentaryzacji należności WGZP oraz nie wzywania do zapłaty dłużników, pragnę złożyć następujące wyjaśnienia.

Do Wydziału Budżetu i Finansów zostałam przeniesiona decyzją Burmistrza Pyrzyc w dniu 7 kwietnia 2006r. Zakres obowiązków, zadań i kompetencji został mi przedłożony w dniu 19 maja 2006r. Jednym z zadań jakie zostały mi przydzielone jest m.in. prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej Wydawnictwa GZP, dekretowanie, księgowanie i przechowywanie dokumentów oraz sporządzanie sprawozdań i bilansu. Wzorując się na zasadach i czynnościach podejmowanych w latach poprzednich, Wydział BiF prowadzi księgi rachunkowe jednostki na podstawie dostarczanych dokumentów a nie egzekucją należności. Taka procedura została przyjęta i funkcjonowała przez ostatnie lata działalności Wydawnictwa. W tym celu na koniec I i II półrocza 2006r. sporządziłam wydruki i wykazy wskazujące wysokość należności Wydawnictwa- z wyszczególnieniem imiennym kontrahenta, numeru faktury i kwoty, które przekazałam Dyrektorowi Wydawnictwa celem dokonania wezwań do zapłaty. Mimo tego Dyrektor nadal przyjmował zlecenia dotyczące ogłoszeń (reklam) w gazecie, chociaż w dalszym ciągu widniały nie zapłacone należności za wcześniejsze zlecenia.

Zgodnie z przekazanymi dokumentami księgowymi oraz bilansami za poprzednie lata stan należności Wydawnictwa wynosił odpowiednio:

za rok 2004 - 20.360,11 zł

za rok 2005 - 32.055,61 zł

Wnioskować należy, iż są to należności narastające od kilku już lat ( rok 2000,2001,2002, itd.) i część z nich należałoby traktować jako należności przedawnione.

Zatem przejmując obowiązki prowadzenia ewidencji księgowej Wydawnictwa "Gazeta Ziemi Pyrzyckiej" wysokość należności, już wówczas była znaczna, co warunkowało trudną sytuację finansową Wydawnictwa.

Jedynymi załącznikami pod bilanse są zestawienia należności i zobowiązań i nie odnotowano dokumentów potwierdzających wyniki inwentaryzacji zaistniałych należności oraz wezwań do zapłaty za poprzednie lata.

Podczas kilkakrotnych rozmów prowadzonych w roku 2006 i 2007 z Dyrektorem Wydawnictwa GZP odnośnie kontroli należności powstałych w Wydawnictwie, oznajmiono mi, iż wezwania do zapłaty dokonywane są przez pracowników Wydawnictwa, w różnych formach: pisemnie, osobiście, telefonicznie. W trakcie roku budżetowego przedkładałam wydruki operacji finansowych (obroty i salda) kont analitycznych. Ponadto wielokrotnie sygnalizowałam problem ściągania zaistniałych należności Z-cy Kierownikowi Wydziału oraz Skarbnikowi Gminy.

Pragnę podkreślić, iż podczas sporządzania bilansu za rok 2006 przygotowałam potwierdzenia sald ( zgodnie z wykazem należności podpisanym przez Dyrektora Wydawnictwa, stanowiący załącznik do bilansu), które następnie przekazałam Dyrektorowi WGZP celem ich podpisania. Dyrektor Wydawnictwa nie zwrócił podpisanych potwierdzeń sald celem ich wysłania i w związku z tym, mimo wielokrotnych monitów nie wpłynęły do mnie kopie otrzymania przez odbiorców tych potwierdzeń. Dlatego nie posiadam w swoich dokumentach potwierdzeń sald.

Pragnę również nadmienić, iż wpłaty dotyczące faktur wystawianych przez Wydawnictwo "Gazeta Ziemi Pyrzyckiej" i mające sposób zapłaty "gotówka", nie są uiszczane na bieżąco przez pracowników Wydawnictwa, np.

• wpłaty do kasy za faktury posiadające termin zapłaty w 13 i 14 marca 2006r. dokonano na rachunek bankowy Wydawnictwa w dniu 5 czerwca 2006r.

(dotyczy wyciągu bankowego Nr 67/2006 z dnia 5 czerwca 2006r/ Dziennik Nr G060291 : F-ra Nr 80/s/2006, 81/s/2006, 82/s/2006, 83/s/2006, 84/s/2006, 85/s/2006, 86/s/2006, 87/s/2006, 88/s/2006, 89/s/2006, 90/s/2006, 91/s/2006, 92/s/2006, 93/s/2006, 94/s/2006, 95/s/2006, 96/s/2006, 97/s/2006, 98/s/2006, 99/s/2006, 100/s/2006.

• wpłaty do kasy za faktury posiadające termin zapłaty w 10 kwietnia 2006r..dokonano w kasie Urzędu Miejskiego w dniu 20 lipca 2006r.

(dotyczy Raportu kasowego Nr 20/2006 z dnia 20 lipca 2006r. / Dziennik Nr G060380 : F-ra Nr 122/s/2006, 123/s/2006, 124/s/2006, 125/s/2006, 126/s/2006, 127/s/2006, 128/s/2006, 129s/2006, 130/s/2006, 131/s/2006, 132/s/2006, 133/s/2006, 134/s/2006, 135/s/2006, 136/s/2006, 137/s/2006, 138/s/2006, 139/s/2006, 140/s/2006, 141/s/2006

• wpłaty do kasy za faktury posiadające termin zapłaty w miesiącu maju 2006r. dokonano w miesiącu czerwcu, itd.

Dyrektor Wydawnictwa pobierając z Urzędu kwitariusz przychodowy jako druk ścisłego zarachowania, zobowiązał się do ściągania należności i dokonywania wpłat na rachunek bankowy. Wydział BiF prowadzi rozmowy z wierzycielami i posiada wiedzę, że w niektórych przypadkach brak jest wpłaty przez kontrahenta, co wynika z niedostarczenia przez Wydawnictwo faktur, które są podstawą do zapłaty należności.

Chciałabym nadmienić również fakt, iż faktury wystawione przez Wydawnictwo , wpływają do Wydziału BiF z dużym opóźnieniem ( nawet kilkumiesięcznym), co znacznie utrudnia pracę i możliwość dokonania rzetelnej analizy finansowej-np. Faktura :

Nr 324/s/2006 wystawiona dnia 13.10.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 8.12.2006;

Nr 325/s/2006 wystawiona dnia 13.10.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 8.12.2006;

Nr 355/s/2006 wystawiona dnia 19.10.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 15.11.2006;

Nr 357/s/2006 wystawiona dnia 20.10.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 8.12.2006;

Nr 375/s/2006 wystawiona dnia 10.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 388/s/2006 wystawiona dnia 14.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 393/R/2006 wystawiona dnia 29.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 394/s/2006 wystawiona dnia 29.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 395/R/2006 wystawiona dnia 29.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 396/R/2006 wystawiona dnia 29.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 397/R/2006 wystawiona dnia 29.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 398/R/2006 wystawiona dnia 29.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 399/R/2006 wystawiona dnia 29.11.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 12.01.2007;

Nr 400/s/2006 wystawiona dnia 14.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Nr 401/s/2006 wystawiona dnia 14.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Nr 403/s/2006 wystawiona dnia 21.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Nr 404/s/2006 wystawiona dnia 14.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Nr 414/s/2006 wystawiona dnia 29.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Nr 415/s/2006 wystawiona dnia 29.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Nr 416/s/2006 wystawiona dnia 14.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Nr 417/s/2006 wystawiona dnia 14.12.2006 wpłynęła do Wydziału BiF w dniu 31.01.2007;

Pomimo wielokrotnych rozmów i upomnień, taka sytuacja w dalszym ciągu się powtarza i faktury wystawione w miesiącu styczniu, marcu, kwietniu zostały przedłożone w Wydziale BiF do zaksięgowania dopiero w miesiącu lipcu (data wpływu 9 lipca br.) - dotyczy faktur: Nr 25/s/2007- 07.01.2007r.; Nr 26/s/2007- 09.01.2007r.; Nr 70/R/2007- 05.03.2007r.; Nr 92/R/2007-05.04.2007r.; Nr 96/s/2007- 05.04.2007r.; Nr 97/s/2007-05.04.2007r.; Nr 116/R/2007- 02.05.2007r.; Nr117/s/2007- 02.05.2007r.; Nr 118/s/2007- 02.05.2007r., itd.”

Przeprowadzona kontrola w zakresie dochodzenia należności Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” ujawniła, (co znajduje potwierdzenie w zacytowanym powyżej wyjaśnieniu pracownika Wydziału BiF), nieprawidłowości związane ze zwłoką w przekazywaniem faktur do Wydziału Budżetu i Finansów Urzędu Miejskiego. Zwłoka w przekazywaniu faktur stwarza trudności w bieżącym ujmowaniu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych oraz niesprawdzalność sporządzanych przez Dyrektora zakładu deklaracji na podatek od towarów i usług (na dzień ich sporządzenia).

W myśl obowiązujących przepisów - podatnicy podatku od towarów i usług są zobowiązani przekazywać do właściwego urzędu skarbowego deklaracje podatkowe do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Zgodnie z adnotacją na fakturach przekazywanych do Wydziału Budżetu i Finansów Urzędu Miejskiego, część z nich była przekazywana po tym terminie, co na podstawie danych ewidencji księgowej Wydziału Finansowego uniemożliwiało potwierdzenie poprawności sporządzonej przez Dyrektora Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” deklaracji, np.:

Faktury VAT Nr 324 i 326 z dnia 13.10.2006r. - Wydział Finansowy otrzymał 08.12.06r.

Faktura VAT Nr 357 z dnia 20.10.2006r. - Wydział Finansowy otrzymał 08.12.06r.

Faktura VAT Nr 375 z dnia 10.11.2006r. - Wydział Finansowy otrzymał 12.01.07r.

Faktura VAT Nr 388 z dnia 14.11.2006r. - Wydział Finansowy otrzymał 12.01.07r.

Faktury VAT Nr 400 i 401 z dnia 14.12.2006r. - Wydział Finansowy otrzymał 31.01.07r.

Faktury VAT Nr 403 i 404 z dnia 21.12.2006r. - Wydział Finansowy otrzymał 31.01.07r.

Faktury VAT Nr 414 - 417 z dnia 29.12.2006r. - Wydział Finansowy otrzymał 31.01.07r.

Faktury VAT Nr 33 z dnia 15.01.2007r. - Wydział Finansowy otrzymał 11.06.07r.

Faktury VAT Nr 93 z dnia 05.04.2007r. - Wydział Finansowy otrzymał 11.06.07r.

Dwie ww. ostatnie faktury stanowią Załącznik Nr 10 do niniejszego protokołu.

W toku kontroli ustalono, że pracownicy Wydawnictwa „Gazety Ziemi Pyrzyckiej” pobierają należności na podstawie kwitariuszy przychodowych stanowiących druki ścisłego zarachowania. Kwitariusze są okresowo pobierane i rozliczane w kasie Urzędu Miejskiego w Pyrzycach. Na podstawie analizy faktur płatnych gotówką zawierających adnotację „zapłacono gotówką” stwierdzono ich niezgodność z datami dowodów wpłaty kwitariusza przychodowego.

Powyższa sytuacja oznacza, że faktury z adnotacją „zapłacono gotówką” faktycznie nie zostały opłacone w momencie ich wydania albo pobrane wpłaty nie były na bieżąco ujmowane w kwitariuszu przychodowym, co w obu przypadkach stanowi o nierzetelności dowodów księgowych i narusza przepisy art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Dokonywanie zapisów księgowych, w tym dokumentujących powstanie i spłatę należności, na podstawie dowodów księgowych niezgodnych z faktycznym przebiegiem operacji uniemożliwia ustalenie faktycznego stanu należności Gazety i stanowi podstawę podważenia danych wynikających z ksiąg rachunkowych a także ze sporządzanej sprawozdawczości.

W poniższej Tabeli wykazano faktury z adnotacją „zapłacono gotówką”, gdzie stwierdzono jednocześnie brak wpłaty w dniu wystawienia faktury.

Lp.	Nr faktury	Data faktury Data sprzedaży Termin zapłaty	Kwota brutto	Nr dowodu wpłaty oraz data wpłaty
1	FV 71/R/2006	28.02.2006r.	280,60	2600959 z dnia 29.03.06r.
2	FV 229/s/2006	30.06.2006r.	257,55	34851 z dnia 04.08.06r.
3	FV 244/s/2006	13.07.2006r.	80,89	Brak
4	FV 248/s/2006	14.07.2006r.	67,41	34886 z dnia 14.09.06r.
5	FV 314/R/2006	08.09.2006r.	26,96	09235 z dnia 12.10.06r.
6	FV 359/R/2006	07.11.2006r.	610,00	092260 z dnia 14.11.06r.
7	FV 2006-11/360	07.11.2006r.	299,60	09299 z dnia 28.12.06r.
8	FV 383/s/2006	14.11.2006r.	18,87	09277 z dnia 30.11.06r.
9	FV 384/s/2006	14.11.2006r.	29,96	655902 z dnia 11.01.07r.
10	FV 407/R/2006	21.12.2006r.	50,00	09298 z dnia 28.12.06r.
11	FV 408/R/2006	21.12.2006r.	50,00	09295 z dnia 28.12.06r.
12	FV 405/R/2006	21.12.2006r.	50,00	09296 z dnia 28.12.06r.
13	FV 406/R/2006	21.12.2006r.	50,00	09297 z dnia 28.12.06r.
14	FV 409/R/2006	21.12.2006r.	50,00	09290 z dnia 22.12.06r.
15	FV 410/2006	21.12.2006r.	50,00	09289 z dnia 22.12.06r.
16	FV 411/R/2006	21.12.2006r.	50,00	09291 z dnia 22.12.06r.
17	FV 412/R/2006	21.12.2006r.	107,00	09292 z dnia 22.12.06r.
18	FV 413/R/2006	21.12.2006r.	50,00	09293 z dnia 22.12.06r.
19	FV 420/R/2006	29.12.2006r.	244,00	655907 z dnia 12.01.07r.
20	FV 421/R/2006	29.12.2006r.	244,00	09300 z dnia 09.01.07r.

Z wyżej wymienionych faktur i dowodów wpłaty wynika ponadto, że niektóre z nich mimo, że zostały zapłacone w grudniu 2006 roku - z powodu dokonania ich wpłaty na rachunek bankowy w dniu 10 stycznia 2007 roku widnieją jako należności niezapłacone (dotyczy: faktura 408, 407, 360).

Wyjaśnienie w powyższych sprawach skierowano do Dyrektora Wydawnictwa GZP - Załącznik Nr 17 do niniejszego protokołu.

Wyjaśnienie Dyrektora Wydawnictwa brzmi:

„Uprzejmie informuję, że z przyczyn obiektywnych w Wydawnictwie „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” jest bardzo utrudniony obieg dokumentów, zwłaszcza finansowo-księgowych i ich systematyczne tworzenie.

Trudno o systematyczną pracę Wydawnictwa, jeżeli opiera się ona wyłącznie na osobach pracujących na umowę zlecenie, umowę o dzieło, na doraźnym zatrudnieniu, najczęściej korzystając ze środków Powiatowego Urzędu Pracy, czy zatrudnianiu stażystów, nie ponoszących formalnej odpowiedzialności.

Prowadzimy jednak „przymusowo” u siebie częściowe rozliczanie wpływów i wydatków, choć nie jest to statutowo nasze zadanie. Wystawiamy faktury, wychodząc naprzeciw naszym klientom i kontrahentom i w trosce o to, by ich nie stracić. Jeżeli odeślemy celem załatwienia formalności do Urzędu Miejskiego lub zaproponujemy inny termin załatwienia sprawy mogą nie powrócić. Wraz z nimi „odejdą” pieniądze na funkcjonowanie firmy.

Jest to o tyle utrudnione, że nigdy nie było pracownika do tego powołanego, wyznaczonych dni i godzin.

Dodatkowo, ale bez dodatkowego wynagrodzenia, przyjęła te obowiązki na siebie była sekretarz redakcji, koleżanka Joanna Kołatkiewicz, najczęściej z racji swojej funkcji kontaktująca się z naszymi klientami.

Pozostawała ona w różnym stosunku zatrudnienia z Wydawnictwem GZP przez ostatnie 7 lat. Odbyła staż absolwencki, najczęściej była zatrudniona na podstawie kolejnych umów zlecenia lub w ramach prac interwencyjnych, korzystając z funduszu PUP, lub pozostawała w ogóle poza zatrudnieniem, pracując wtedy czasami jako wolontariusz.

Określone możliwości kadrowe, a wiąże się to oczywiście z możliwościami finansowymi, nigdy nie pozwalały na systematyczne wykonywanie czynności administracyjnych i księgowych. Zawodził też często przestarzały sprzęt komputerowy, uniemożliwiając prowadzenie prac terminowo lub musiał być wykorzystywany do innych celów, jak tworzenie kolejnej gazety, a nie ma komputera przeznaczonego tylko do prac biurowych.

Częsta praca wieczorami i w dni wolne też nie sprzyjała właściwemu przekazywaniu dokumentów między Wydawnictwem a Urzędem Miejskim.

Każda gazeta powinna utrzymywać ścisły kontakt z czytelnikami, wtedy jest żywa. Zdarza się często, że czytelnicy przychodzą z różnymi życiowymi sprawami, czasami bardzo trudnymi i skomplikowanymi, oczekując ich rozwiązania właśnie za pośrednictwem gazety. Nawet jeżeli nie potrafimy im pomóc to musimy wysłuchać. Czasami naświetlenie takiej sprawy zajmuje kilka godzin - to teoretycznie czas, który mógłby być wykorzystany na czynności administracyjne. Odrywanie się od pracy na rzecz czytelnika lub wykorzystywanie komputera dla innych potrzeb, na przykład natychmiastowej konieczności skorzystania z internetu niestety nie sprzyja systematyczności pracy, a jedynie ewentualnym pomyłkom i cały proces rozciąga w czasie.

Staramy się, aby gazeta zawsze ukazywała się terminowo. Dlatego w ostatnich dniach jej tworzenia, składu i korekty wszystkie siły ludzi współpracujących, przecież tylko doraźnie, są nastawione właśnie na te czynności.

To też nie idzie w parze z systematycznością prac administracyjnych i księgowych i terminowym obiegiem dokumentów, jak faktury przytoczone w protokole kontrolnym.

Ponadto nie jesteśmy fachowcami w tej dziedzinie i możemy wychodząc naprzeciw klientom popełniać omyłki, tak jak w przypadku faktur, gdzie pokrywa się data sprzedaży z terminem zapłaty. W praktyce zdarza się to rzadko. Faktury są zwykle wystawiane kompleksowo dla potencjalnych klientów a nie w momencie pojawienia się ich w Wydawnictwie. Zdarza się, że po zapłatę możemy iść dopiero za kilka dni, zdarza się też, że musimy wielokrotnie udać się do sklepu czy kiosku, gdzie gazeta jest sprzedawana, czy skąd zlecono reklamę, ponieważ często słyszmy: „dziś nie zapłacę, bo nie mam utargu”. Stąd też wynika niezgodność dat faktur z dowodami wpływu.

Dużą pomocą zawsze były osoby pracujące w ramach staży absolwenckich i przygotowania zawodowego, kierowane przez Urząd Pracy i nie obciążające swoim wynagrodzeniem naszego skromnego budżetu. Od 2000 roku przewinęło się przez Wydawnictwo 12 takich osób. Oprócz korzyści były jednak także duże utrudnienia. Znaczną ilość czasu zajmowało przyuczenie takiej osoby, która wkrótce odchodziła. Stażyści ponadto nie ponosili żadnej odpowiedzialności, a do powierzonych zadań przykładali się w różnym stopniu. W związku z ich zatrudnieniem prowadziliśmy też obszerną, terminową dokumentację, zajmującą wiele czasu.

W okresie kierowania przeze mnie firmą (od 2000 roku) wzięłam na siebie wiele dodatkowych obowiązków, które nie wynikały z mojej umowy zlecenia i wcześniej nie były konieczne. Kiedy gazeta była finansowana ze środków budżetowych powstawała niemal wyłącznie dokumentacja związana z jej sprzedażą, a piszący otrzymywali wierszówki - mało kłopotliwe w przygotowaniu i rozliczeniu.

Obecnie wiele czasu pochłania prowadzenie dokumentacji związanej z rozliczaniem VAT-u, którego płatnikiem staliśmy się od 2001 roku i w rozliczaniu którego nikt nam nie umiał wtedy pomóc, sprawy kadrowe, gdzie często przygotowujemy comiesięczne umowy i rachunki, czy liczna dokumentacja powstająca w toku bogatej współpracy z PUP.

A najważniejsza dla nas jest współpraca z reklamodawcami i firmami, którym przygotowujemy materiały reklamowe i artykuły sponsorowane. Wymaga to znajomości tematu, autoryzacji materiałów, czasami wielokrotnych uzgodnień i powoduje tworzenie wielu innych dokumentów, poza fakturami za usługę.

Nowoczesny przekaz informacji, wykorzystywanie technologii komputerowej, chociaż wiele spraw upraszczają, to wbrew pozorom pochłaniają dużo czasu bezproduktywnie, biorąc pod uwagę nie tylko zawodność sprzętu, ale głównie prace przy składzie gazety na odległość i elektroniczny przekaz materiałów do kolejnych numerów gazety.

Nadmieniam, że udało się w międzyczasie Wydawnictwo doposażyć w sprzęt ze środków pozyskanych poza budżetem, choć jest to statutowym obowiązkiem Gminy.

Zawsze priorytetem dla nas jest pozyskiwanie środków pozabudżetowych, aby firma mogła istnieć, a te pochodzą właśnie od sponsorów i reklamodawców. Dzięki ogromnym staraniom, dobremu poziomowi gazety, cenionej przez czytelników i mimo bardzo skromnej dotacji z samorządu 17 rok udaje się wydawać gazetę samorządową, jakich w kraju już niewiele.

Poniższe zestawienie charakteryzuje wykonanie budżetu od 2000 roku, czyli od czasu objęcia przeze mnie funkcji dyrektora.

ROK DOTACJA UM PRZYCHODY ŚR. OBROTOWE RAZEM

2000 12.000,00 105.429,53 18.451,83 123.881,36

2001 13.500,00 98.620,00 36.800,00 135.420,00

2002 12.500,00 89.249,00 35.320,00 124.569,00

2003 14.000,00 80.594,66 25.913,49 106.508,15

2004 15.000,00 108.955,83 21.945,23 130.901,06

2005 15.000,00 97.009,29 35.989,24 132.998,53

2006 18.502,00 91.395,58 37.918,26 129.313,84

100.502,00 671.253,89 212.338,05 883.591,94

Pozyskano więc przez 7 lat około 783 000 zł. Wzbogacono ponadto budżet państwa, płacąc dodatkowo 7% VAT od sprzedaży gazety i 22% VAT - podatek od reklam i ogłoszeń.

Reasumując, dotacja przedmiotowa za 7 lat nie wystarczyłaby nawet na rok skromnego funkcjonowania Wydawnictwa GZP. Na kolejne 6 lat wydawania gazety samorządowej, promującej miasto i samorząd gminy zostały przez nas pozyskane środki pozabudżetowe.

Nadmienić też pragnę, że środki pozyskane za reklamy, ogłoszenia i artykuły sponsorowane nie zostały przeznaczone na zwiększenie kosztów wydawania gazety. Staramy się utrzymać określoną jakość, objętość gazety i kolor w ramach tych samych środków, a reklamy znakomicie się w to wpisują, przynosząc dochód. Jedynie zwiększał się koszt wydawania gazety noworocznej i druk wkładek wyborczych ale też i zyski były wtedy znacznie większe, pozwalające funkcjonować przez kolejne miesiące.

Zabieganie o tak znaczne środki pozabudżetowe, w tak małym środowisku, jak pyrzyckie wymaga wiele trudu i czasu. Jest wielkim wysiłkiem i sukcesem całego zespołu redakcyjnego, choć wszyscy ci ludzie są związani z Wydawnictwem mało formalnie i w znacznej mierze pracują na zasadzie prawie wolontariatu.

Pozyskiwanie pieniędzy i oszczędzanie na wydatkach odbywa się często kosztem innych prac, choć rozumiem, że terminowych ale niemożliwych w czasie do wykonania.

Nadmieniam również, że przez okres prawie 8 lat pracuję na niezmienionych warunkach finansowych umowy zlecenia, zarówno ja, ja i w większości moi współpracownicy, mimo znacznie zwiększonych obowiązków.

Ponadto poszukujemy tańszych możliwości druku gazety ale bez pogorszenia jej jakości, lepszego i tańszego składu gazety, chociaż to utrudnia pracę nam wszystkim i sprawia, że wydłuża się proces przygotowania gazety do druku, a z kolejną osobą składającą gazetę (a na pewno było ich kilkanaście) od nowa ustalać musimy reguły współpracy i makietowania gazety.

Pozyskując prawie 800.000 złotych nie trudno mieć problem z wyegzekwowaniem ich niewielkiej części, chociaż stan należności zmienił się w stosunku do stanu z 31.12.2006 r. Na przykład znaczący dług Urzędu Gminy Bielice w kwocie 4300,00 złotych odzyskano po osobistej wizycie, a część wpływów była księgowana na przełomie roku.

Ponadto pragnę nadmienić, że w ryzyko działania takiego zakładu jak nasz powinny być wkalkulowane pewne straty. Firmy się przekształcają, upadają, zmieniają adresy a i trafiają się nieuczciwi reklamodawcy - zwłaszcza z zewnątrz - liczący, że nie będzie się uporczywie dochodzić należności w przypadku małych sum, bo koszty dochodzenia byłyby wyższe niejednokrotnie niż dług.

Należy też wyjaśnić, że wiele firm, które są w jakimś stopniu naszymi dłużnikami wciąż z nami współpracuje, a radykalne kroki mogą ich do takiej współpracy zniechęcić. Przykłady takie ze swojej działalności znamy, choćby z firmą PILAR.

Przykładem jest również BACKER OBR, który nie uchyla się generalnie od żadnych płatności, jednak ma dług w kwocie 2440,00 złotych, trudno stwierdzić z jakiego powodu. Pamiętać jednak należy, że od czerwca 2003 roku sponsoring BACKERA wynosił około 75.000 złotych, to znacznie więcej niż dotacja Urzędu Miejskiego za ten okres. Ten sponsoring nie był jednak za darmo. O tej firmie z naszych tekstów już mogłaby powstać książka. Podobnie rzecz się ma z firmą Paan-Bus. Są zaległe faktury, może przez niedopatrzenie którejś ze stron, ale firma jest naszym stałym klientem od 2000 roku. Każdego roku za reklamę wpływa około 6.000, 00 złotych, a ponadto spółka ta kupuje każdego miesiąca 100 gazet, a okresowo nawet 200 i 300, które rozdaje swoim pasażerom w autobusach - to kolejne prawie 4.000,00 złotych rocznie. Bez takich firm dawno nie byłoby samorządowego miesięcznika, więc staramy się dochodzić swoich roszczeń w delikatny sposób.

Czyni to również Wydział Finansowy Urzędu Miejskiego, choć może w niewystarczającym stopniu. Na przykład na początku 2007 roku przygotował potwierdzenia sald dla firm, które otrzymałam do podpisu, ale po paru dniach zostały od nas wycofane, celem uzupełnienia jakiejś dokumentacji, nie pamiętam czy już z moim podpisem. Nie mam też kontroli nad tym czy zostały wysłane. Wiem jednak, że wcześniej takie dokumenty były wielokrotnie wysyłane.

Odnosząc się do protokołu kontroli pragnę poinformować, że już wcześniej zostały poczynione pewne kroki dla usprawnienia przepływu dokumentów finansowych, jak choćby przygotowywane zestawienia faktur, które przekazujemy do Wydziału Finansowego wraz z dokumentami.

Z drugiej strony dla nas niezbędne są materiały, choćby za okres minionego miesiąca, pokazujące nasze obroty na koncie, bo tylko wtedy możemy mieć obraz spływu faktur przelewowych i dochodzić szybciej i bardziej terminowo swoich należności za faktury niepłacone.

Deklaruję też, że dołożę wszelkich starań, aby usprawnić prace administracyjne i księgowe, aby wyegzekwować nasze należności, ale bez wzmocnienia kadrowego nie wszystko będzie można zrealizować. Podejmę także rozmowy z Panią Skarbnik Gminy, aby pomogła usprawnić naszą pracę i współpracę z Wydziałem Finansowym.

Powyższe wyjaśnienie, choć obszerne nie jest w stanie oddać rzeczywistego obrazu naszej pracy i specyfiki funkcjonowania niekonwencjonalnej firmy. Podczas mojej 8-letniej pracy - pełniąc funkcję dyrektora - z konieczności bywałam: zastępcą redaktora naczelnego, redaktorem poszczególnych działów, fotoreporterem, grafikiem, korektorem, projektantem materiałów reklamowych, dystrybutorem, kadrową, księgową, kasjerką, a kiedy zachodziła konieczność sprzątaczką i odźwierną”.

Podstawy stwierdzonych nieprawidłowości wydają się wynikać z braku wyraźnego określenia i podziału zadań oraz niedoskonałości współpracy pomiędzy Wydawnictwem a Wydziałem Budżetu i Finansów Urzędu Miejskiego prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową. Doprecyzowania w uregulowaniach wewnętrznych wymaga harmonogram obiegu dokumentów finansowo - księgowych Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”, a w szczególności termin spływu faktur do Wydziału Budżetu i Finansów.

Niezbędnym jest również dokonanie zmian zasad gospodarowania środkami pieniężnymi, w tym sposobu pobierania i przekazywania na rachunek zakładu wpłat gotówkowych od kontrahentów. Obecne rozwiązania nie gwarantują bieżącego egzekwowania należności, odprowadzania przychodów Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” na rachunek bankowy oraz terminowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.

Dodatkowo celem przedstawienia ogólnej sytuacji Wydawnictwa GZP, do niniejszego protokołu załączono pismo Dyrektora z dnia 6 lutego 2007 roku skierowane do Przewodniczącego Rady Miejskiej w Pyrzycach z prośbą o przyznanie dotacji, w którym scharakteryzowano problemy związane z funkcjonowaniem Wydawnictwa - Załącznik Nr 16.

Integralną część protokołu kontroli stanowią następujące załączniki:

Załącznik Nr 1 - Uchwała Nr V/28/03 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 29 stycznia 2003 roku w sprawie nadania statutu Wydawnictwu Gazeta Ziemi Pyrzyckiej

Załącznik Nr 2 - Uchwała Nr XXX/340/01 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie zasad udzielania dotacji dla jednostek organizacyjnych Gminy Pyrzyce

Załącznik Nr 3 - Uchwała Nr VI/31/07 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 22 lutego 2007 roku w sprawie zmiany uchwały Nr XXX/340/01 Rady Miejskiej w Pyrzycach z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie zasad udzielania dotacji dla jednostek organizacyjnych Gminy Pyrzyce

Załącznik Nr 4 - Sprawozdanie Rb-30 Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” za 2006 roku oraz dane ewidencji księgowej konta 400

Załącznik Nr 5 - Dane ewidencji księgowej konta 740

Załącznik Nr 6 - Bilans Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” za 2006 roku

Załącznik Nr 7 - Dane ewidencji księgowej konta 201 wg stanu na dzień 31.12.2006 rok

Załącznik Nr 8 - Wykaz należności i zobowiązań z dnia 19.03.2007 roku

Załącznik Nr 9 - Potwierdzenia sald

Załącznik Nr 10 - Faktura Nr 33/R/2007 z dnia 15.01.07r. i Nr 93/s/2007 z dnia 05.04.07r.

Załącznik Nr 11 - Pismo z dnia 31 sierpnia 2005 roku Prezesa Zarządu P.P. Dom Książki Sp. z o.o.

Załącznik Nr 12 - Pismo z dnia 18.07.2005 roku Burmistrza Pyrzyc

Załącznik Nr 13 - Pismo z dnia 18.10.2006 roku Dyrektora Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”

Załącznik Nr 14 - Wyjaśnienie Pani Katarzyny Muszyńskiej-Kozdroń

Załącznik Nr 15 - Wyjaśnienie Dyrektora Wydawnictwa - pismo z dnia 30.07.2007r.

Załącznik Nr 16 - Pismo Dyrektora Wydawnictwa z dnia 06.02.2007r.

Załącznik Nr 17 - Wyjaśnienie Dyrektora Wydawnictwa

Dyrektor Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” Pani Genowefa Karaźniewicz została poinformowany o przysługującym z mocy przepisów § 49 Regulaminu kontroli wewnętrznej stanowiącego Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 812/06 Burmistrza Pyrzyc z dnia 16 października 2006 roku prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz o prawie złożenia dodatkowych pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli a także o prawie odmowy podpisania protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które po uprzednim odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej”.

Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Wydawnictwa „Gazeta Ziemi Pyrzyckiej” pod poz. 1/2007.

Pyrzyce, dnia 9 sierpnia 2007 r.

Za jednostkę kontrolowaną: Kontrolujący:

19